اگر برای مدیریت روند کارها و کارکنان در سازمان مجموعه‌ای از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای تخصصی را استفاده می‌کنید، به‌خوبی از این نکته اطلاع دارید که انجام این‌کار سخت و پیچیده است. برنامه‌ای برای مدیریت فعالیت‌های حسابداری دارید، برنامه‌ای برای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) دارید، برنامه‌ای برای مدیریت موجودی کالاها دارید، همچنین در سازمان خود متخصصانی دارید که مسئولیت نظارت بر این فرآیندها و هماهنگی میان تیم‌های مختلف را برعهده دارند. در تمامی این موارد به مکانیزم متمرکز و جامعی نیاز دارید تا بخش‌های مختلف را با یک‌دیگر هماهنگ کند.
هنگامی که سازمانی بزرگ‌تر میشود، پیچیدگی عملیات و فرآیندها افزایش پیدا می‌کند. از طرفی انجام تحلیل‌های دقیق با روش‌های سنتی، دشوار و زمان‌بر است و نتایج به‌دست‌آمده از بررسی‌های دستی، مطمئن و قابل استناد نیستند. به‌طور معمول، تمامی سازمان‌های بزرگ با مجموعه‌ای متشکل از سیستم‌های ناهمگون (Disparate Systems)، دانش پنهان‌شده در دل داده‌ها، فناوری‌های در حال تغییر و کارمندانی که به بخش‌های مختلف منتقل می‌شوند یا سازمان را ترک می‌کنند سروکار دارند. سازمان‌های بزرگ برای حل مشکل عدم هماهنگی بخش‌های مختلف با یک‌دیگر و نظارت جامع بر فرآیندهای تجاری به‌سراغ راه حل یا به عبارت دقیق‌تر، پلتفرمی می‌روند که فرایندهای مهم و حیاتی را خودکارسازی می‌کند و مدیریت روزانه کسبوکار را کارآمدتر و ساده‌تر می‌کند. این پلتفرم جامع، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) سرنام Enterprise Resource Planning نام دارد.
ERP چیست؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان، نرم‌افزار ماژولاری است که با هدف یکپارچه‌سازی فرایندهای اصلی کسبوکارها طراحی شده است. نرم‌افزار ERP شامل مولفه‌های مختلفی است که ماژول نامیده می‌شوند. این نرم‌افزار در حوزه‌های اساسی کسبوکار، مثل امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مدیریت زنجیره تامین، خدمات کاربردی به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزارهای ERP این است که مبتنی بر پایگاه داده اشتراکی هستند. این پایگاه داده، مجموعه جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی خود (از حسابداری و مدیریت مالی گرفته تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.
عاملی که باعث شده تا نرم‌افزار ERP متمایز از دیگر نرم‌افزارهای کاربردی باشد، همین پایگاه داده مشترکی است که از طریق آن ماژول‌های مختلف به کاربران اجازه می‌دهند به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. در بیشتر موارد ماژول‌های این نرم‌افزار اطلاعات را میان یک‌دیگر به‌اشتراک می‌گذارند. این بدان معنا است که شرکت‌هایی که از نرم‌افزار ERP استفاده می‌کنند به دلیل عدم نیاز به ورود دوباره اطلاعات، صرفه‌جویی قابل ملاحظه‌ای در هزینه‌ها و زمان خواهند داشت، زیرا سیستم با اشتراک‌گذاری داده‌ها، دقت و تعامل میان بخش‌های مختلف سازمان را بیشتر می‌کند. از طرفی، سیستم ERP با خودکارسازی و یکپارچه‌سازی گردش کار سازمانی، عملیات پیگیری و تحلیل را دقیق‌تر می‌کند که باعث میشود فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان سریع‌تر و هوشمندانه‌تر باشد.
بر مبنای توضیحاتی که ارائه کردیم، باید بگوییم که ERP یک بسته نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع، سازمان‌نگر، ماژولار و استاندارد است که شامل مجموعه‌ای از ماژول‌های یکپارچه و آماده راه‌اندازی ازپیش‌طراحی و مهندسی شده است که قابلیت تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها را دارد. این راه‌حل انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات‌محور است و شامل تمامی فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و موثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان میشود.
در واقع از طریق سیستم ERP یک سازمان میان واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و غیره یکپارچگی اطلاعات را به‌وجود می‌آورد. با توجه به تعاریف فوق باید بگوییم مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است. با این‌حال، وقتی نوبت به انتخاب راه‌حل برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) می‌رسد، در واقع چالش اصلی با تجزیه‌وتحلیل نیازها و آماده‌سازی و اجرای موفقیت‌آمیز ERP که متناسب نیازها باشد، آغاز میشود.
از کجا آغاز کنیم؟
در ادامه 8 چالشی را که کسبوکارها هنگام انتخاب و پیاده‌سازی یک ERP با آن روبه‌رو هستند عنوان می‌کنیم. با خواندن این مطلب می‌توانید برخی اشتباهات رایج را که می‌توانند برای شرکت زمان‌بر و هزینه‌بر باشند و شما را از مسیر انتخاب موفق ERP دور کنند برطرف کنید.
چالش ۱: نداشتن نقطه شروع خوب
انتخاب و پیاده‌سازی ERP به استراتژی سازمان بستگی دارد. به این دلیل که بدون داشتن یک برنامه و رویکرد سنجیده، ممکن است بر سر مشکلات سازمانی یا مسائل مربوط به افراد دچار مشکل شوید و از هم‌سویی فرایندهای امروز با نیازهای فردا غافل شوید. هنگامی‌که به انتخاب یک ERP فکر می‌کنید، مهم است که تجزیه‌وتحلیلی از تمام فرایندهای تجاری موجود خود داشته باشید تا بتوانید دامنه نیازهای ERP خود را بهتر درک کنید.
فقط به فرایندهای فعلی و موجود فکر نکنید، زیرا این فرایندها ممکن است تنها امروز برای شرکت شما کاربرد داشته باشند. انتخاب ERP فرصت بسیار خوبی است تا نگاه دقیق‌تری به این فرایندها داشته باشید و تعیین کنید که چه چیزی خوب کار می‌کند، چه چیزی می‌تواند بهتر عمل کند و در آینده ممکن است چه نیازهایی داشته باشید. اگر فرایندی را که در حال حاضر خوب کار نمی‌کند با پیاده‌سازی ERP خودکارسازی کنید، نمی‌توانید از آن‌چه ERP به شما ارائه می‌دهد به‌طور کامل بهره‌مند شوید. این ارزیابی می‌تواند فرصت‌هایی برای بهبود یا تغییر روند کاری موجود ایجاد کند.
در مرحله ابتدایی مهم است به همه نرم‌افزارها، سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی مهمی که سازمان برای کار به آن‌ها نیاز دارد نگاهی بیاندازید. نقاط مورد بحث یا مشکلات موجود چیست؟ چگونه می‌توان آن‌ها را با اجرای ERP حل کرد؟ به یاد داشته باشید تمام مسائلی که ممکن است بر عملیات حیاتی کسبوکار شما تأثیر بگذارند، باید قبل از انتخاب و پیاده‌سازی ERP ارزیابی شوند.
آیا راه‌حل ERP به‌طور یکپارچه با عملیات تجاری موجود ادغام میشود، آیا ERP توانایی ادغام با برنامه فروش را دارد، آیا توانایی کار با سیستم‌های حسابداری را دارد، آیا راه‌حل ERP به‌طور کلی جایگزین راه‌حل‌های دیگر خواهد شد؟
آیا می‌دانستید 80 درصد پاسخ‌دهندگان نظرسنجی مراکز ارزیابی فناوری (TEC) گفته‌اند که اطمینان از متناسب بودن ERP با نیازهای تجاری از جمله مواردی است که اغلب نادیده گرفته‌اند؟ این حرف بدان معنا است که در پایان مرحله پیاده‌سازی ممکن است با یک ERP روبه‌رو شوید که فقط برخی از نیازهای شما را برآورده می‌کند. قبل از انتخاب فروشنده ERP مطمئن شوید برای تجزیه‌وتحلیل تمام نیازها و اهداف عملیاتی خود وقت گذاشته‌اید، آن‌ها را به‌دقت طرح‌ریزی کردهاید و در لیست نیازمندی‌های خود قرار داده‌اید.
چالش شماره ۲: انتخاب فروشنده مناسب
پس از تجزیه‌وتحلیل فرایندها و نیازهای کسبوکار و تهیه لیست نیازمندی‌ها، زمان آن رسیده که فروشندگان بالقوه را متناسب با اهداف ERP موردنیاز انتخاب کنید. در نظرسنجی TEC که به آن اشاره کردیم، 50 درصد پاسخ‌دهندگان گفتند که انتخاب فروشنده نامناسب، دلیل اصلی شکست اجرای ERP است. به همین دلیل مهم است که باید با دقت شریک ERPای انتخاب کنید که در طول فرایند ارزیابی و پیاده‌سازی با تیم همکاری نزدیک داشته باشد. شریکی که به‌طور فعال اهداف شما را ارزیابی کند و برنامه‌ها و فرایندهایی را پیشنهاد دهد که تأثیرات مثبتی بر عملیات داشته باشند. البته سوالاتی وجود دارند که می‌توانید از فروشنده بپرسید:
- چند پروژه مشابه را با موفقیت اجرا کردهاید؟
- برخی از مشکلات رایجی که با آن روبه‌رو شده‌اید چیست و چگونه می‌توانیم پیش از شروع، به‌شکل موثر به آن‌ها رسیدگی کنیم؟
- به چه نوع صنایعی خدمات می‌دهید؟
- آیا ممکن است کمی بیشتر در مورد حوزه تجربیات خود توضیح دهید؟
- معیار قیمت‌گذاری شما چگونه است و شامل چه مواردی میشود؟
- ویژگی‌های اصلی ERP مدنظرتان کدامند و چگونه پاسخ‌گوی نیازهای تجاری هستند؟
چالش شماره ۳: سیلوهای سازمانی و مسائل ارتباطی
منظور از سیلوهای سازمانی، گروهی از کارکنان هستند که تمایل دارند در واحدهای مستقل درون‌سازمانی کار کنند و علاقه‌ای ندارند اطلاعات خود را با کارکنان و بخش‌های دیگر سازمان به‌اشتراک بگذارند. زمانی‌که وظیفه انتخاب و هدایت پیاده‌سازی ERP به شریک یا فروشنده راه‌حل محول میشود، مرسوم است نظر این گروه از کارمندان را که اغلب مدیران بخش‌های مختلف هستند و وظایف رده بالای سازمانی را عهده‌دار هستند جلب کنید. علاوه بر این، نکته مهم دیگری که باید به آن دقت کنید این است که نظر مساعد مدیران سطح متوسط و کارمندانی را که مسئول وظایف روزمره هستند و مستقیماً با فرایندهای ERP ارتباط دارند جلب کنید.
درست است که جلب نظر مساعد مدیران ارشد اجرایی و سهام‌داران کلیدی مهم است، اما فراموش نکنید اصل مهم تعامل بهتر با کارمندانی است که از سیستم استفاده می‌کنند. هنگامی‌که این بازیگران کلیدی را شناسایی کردید، یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید. مطمئن شوید همه کارکنان از اهداف ERP اطلاع دارند و برای تعامل با آن وقت می‌گذارند و به‌خوبی از این نکته اطلاع دارند که چگونه نقش‌های فردی آن‌ها به‌طور مستقیم در موفقیت سازمان نقش دارد. اگر سازمان به‌اندازه‌ای بزرگ است که یک نفر به‌تنهایی نمی‌تواند تمام ارتباط‌های مربوط به برنامه‌های ERP و پیشرفت آن‌را مدیریت کند، یک تیم ارتباطی کوچک تشکیل دهید تا بخش‌های مختلف اداری در قسمت‌های مختلف سازمان را مدیریت کند.
با تیم اصلی خود کار کنید تا اطلاعات آنان در طول فرایند استقرار به‌روز باشد و مطمئن شوید که آن‌ها از اهمیت اشتراک‌گذاری اطلاعات مثل پیشرفت‌ها، نقاط عطف، چالش‌ها و شکست‌ها با تیم‌های مرتبط آگاه هستند. راه‌هایی در اختیار کارمندان قرار دهید تا در طول این فرایند بازخوردها را به شما ارائه دهند. پذیرای پیشنهادات، انتقادات و پیشرفت‌ها باشید، به‌ویژه از جانب کسانی‌که با این سیستم در ارتباط هستند.
چالش شماره ۴: بودجه‌بندی ناکافی
هنگام بودجه‌بندی برای پیاده‌سازی ERP، عواملی وجود دارند که می‌توانند دامنه کار را محدود و هزینه نهایی پروژه را افزایش دهند. اگر سیستم ERP شما غیرمعمول و خاص است اما تمام نیازهای شما را برآورده می‌کند، در مقایسه با سیستمی که برای رفع نیازهای شما مستلزم سفارشی‌سازی‌های زیادی است، به بودجه کمتری نیاز دارد. لیست الزاماتی که در چالش شماره 1 ذکر کردیم را به‌خاطر دارید؟ هرچه لیست بهتر و دقیق‌تری تهیه کنید و فروشندگان خود را با آن لیست مقایسه کنید (چالش شماره 2)، در کاهش هزینه‌های غیرمنتظره موفق‌تر هستید. همچنین فراموش نکنید اکثر سیستم‌های جدید به سطحی از نگه‌داری نیاز دارند. هنگام بودجه‌بندی برای یک سیستم جدید، حواس‌تان به این هزینه‌های اضافی باشد.
چالش ۵: تشکیل تیم مناسب
ما به سیلوهای سازمانی و مسائل ارتباطی در چالش شماره 3 اشاره کردیم. انتخاب اعضای مناسب برای تیم ارزیابی و پیاده‌سازی ERP می‌تواند به رفع برخی از این چالش ها کمک کند. در حالی که برخی از سازمان‌ها به‌کارگیری ERP را جزو اولویت فناوری اطلاعات می‌دانند، واقعیت این است که سیستم ERP جدید شما بر روی بسیاری از کارمندان و عملکردهای کسبوکار شما تأثیر می‌گذارد. تشکیل یک تیم مناسب برای موفقیت ضروری است. مطمئن شوید که تیم ERP متشکل از افرادی است که در بخش‌های کلیدی سازمان مشغول کار هستند. بهتر است این کارمندان از تمام رده‌ها شامل مدیران اجرایی، مدیران سطح متوسط، مدیران پروژه و افرادی باشند که مسئولیت کارهای روزمره را که بخشی از ERP است برعهده دارند.
چالش شماره ۶: داده‌های از دست رفته
اگر به‌فکر پیاده‌سازی راه‌حل جدیدی برای مدیریت کسبوکار هستید، باید این موضوع را بررسی کنید که این احتمال وجود دارد که داده‌های ارزشمند از بین بروند یا پس از پیاده‌سازی، داده‌ها غیرقابل دسترس شوند؟ در چنین شرایطی پیاده‌سازی ERP یک شکست بزرگ تجاری خواهد بود. داده‌های ازدست‌رفته، یک نقطه شکست بزرگ برای برنامه ERP هستند. مطمئن شوید فروشنده می‌تواند انتقال داده‌ها را مدیریت کند و یکپارچه‌سازی داده‌ها را بدون از‌دست‌‌رفتن کیفیت داده‌ها یا متوقف شدن عملیات ضروری به‌دلیل فقدان داده‌ها، مدیریت کند.
چالش شماره ۷: فقدان زمان کافی
انتخاب، پیاده‌سازی، به‌کارگیری و آموزش ERP فرآیند زمان‌بری است. اغلب، اعضای کلیدی باید به دور از وظایف عادی و روزانه خود دوباره به‌کار گرفته شوند تا بتوانند بدون مشکل از ERP استفاده کنند. با فروشنده ERP در ارتباط باشید تا یک جدول زمانی پروژه تهیه کنید که شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های مهم و کلیدی باشد. این جدول را با نیازهای سازمانی و اهداف عملیاتی روزانه خود مقایسه کنید. این دو را هماهنگ کنید و سپس یک جدول زمانی مختص پیاده‌سازیERP تنظیم کنید تا منطبق با نیازهای سازمان باشد. به‌یاد داشته باشید هرچه زمان بیشتری به برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی اختصاص دهید، احتمال این‌که تیم بتواند قبل از به‌کارگیری ERP بر مشکلات فائق آید بیشتر میشود و تاثیرات منفی پیاده‌سازی بر عملیات تجاری کمتر میشود.
چالش شماره ۸: مشکلات مدیریت تغییر (Change Management Issues)
فرض کنید تمام اهداف تجاری را تعیین کردهاید، بهترین ERP را برای نیازهای خود انتخاب کردهاید و فروشنده مناسبی را پیدا کردهاید، بودجه به اندازه است و زمان کافی برای پیاده‌سازی راه‌حل جدید را دارید، داده‌ها با موفقیت به راه‌حل جدید انتقال پیدا کرده‌اند و همه سیستم‌ها عملیاتی هستند. حال اگر افرادی که از سیستم جدید استفاده می‌کنند حالت تدافعی در برابر راه‌حل جدید از خود نشان دهند، یا اگر ترجیح دهند کارها را به روش همیشگی انجام دهند چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر مخالفان بتوانند نظر و دیدگاه کارمندان در مورد راه‌حل جدید را تحت تاثیر قرار دهند و روی آن‌ها تأثیر منفی بگذارند، چطور؟
واقعیت این است که همه کارمندان تغییر را دوست ندارند و افراد کمی هستند که تغییرات را قبول می‌کنند. حدود 45 درصد افراد شرکت‌کننده در نظرسنجی TEC گفتند که مدیریت تغییر ضعیف، یک عامل مهم در شکست پیاده‌سازی ERP است و متأسفانه مدیریت تغییر، حوزه‌ای است که اغلب در تجارت نادیده گرفته میشود. هنگام برنامه‌ریزی برای ERP، برنامه‌هایی تهیه کنید که به مدیریت تغییر بپردازند، نه فقط برای فرایندها و فناوری‌ها، بلکه برای کارمندان. ERP چیزی فراتر از یک راه‌حل پشت صحنه است، زیرا بر کل عملیات تجاری سازمان تاثیرگذار است.
یکی از راه‌های کمک به مدیریت تغییر این است که اطمینان حاصل کنید ارتباطات و چالش‌های تیم‌ها و کارمندان را درک کردهاید و آموزش کافی و کارآمد در مورد سیستم جدید ERP به آن‌ها ارائه کردهاید. یک برنامه آموزشی طراحی کنید که به کارکنان نحوه کار با سیستم جدید را بیاموزد و سوالات و نگرانی آنان را برطرف کند. از بازخوردها حمایت کنید و به کارمندانی که پیشنهادات آن‌ها عملکرد را بهتر می‌کنند پاداش دهید.
افزایش کارایی با ERP
پس از غلبه بر این چالش‌ها و با راه‌حل جدید ERP، در مسیر درستی قرار خواهید گرفت که افزایش عملکرد کسبوکار را به‌همراه دارد. تیم شما می‌تواند بخش عمده‌ای از کارهایی را که قبلا به‌صورت دستی انجام می‌شد خودکارسازی کند، دسترسی سریع به داده‌ها خواهید داشت و بینشی به‌دست می‌آورید که می‌تواند در تصمیم‌گیرهای عملیاتی بهتر، کمک کند.
