مدیریت زمان برای دارندگان مشاغل کوچک
کارفرمایان روزانه کارهای زیادی برای انجام دارند بنابراین مدیریت زمان برای آنها از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا یادگیری مهارت در زمینه مدیریت زمان می تواند یک کار آفرین معمولی را به یک فرد موفق تبدیل کرده و وقت او را به هدر ندهد.
امروزه مدیریت زمان به دغدغه مهم بسیاری از برندها شده است زیرا زمان مهمترین عامل برای پیشبرد طرح ها و اهداف کسب و کار است. عدم توانایی در مدیریت چند امر به صورت همزمان می تواند مشکلات بسیاری را در کسب و کار ایجاد نماید. در این بخش از سبک زندگی پلاس وی نکاتی آسان برای مدیریت زمان را ارائه می دهیم که برای شما دارندگان مشاغل کوچک بسیار مفید خواهد بود.
برنامه ریزی کنید
انجام هر کاری بطور تصادفی و بدون داشتن برنامه ریزی صحیح نتیجه خوبی ندارد زیرا در این صورت سرگرم کار خواهید شد و هدف خود از شروع آن را فراموش می کنید. با برنامه ریزی برای کسب و کار، می توانید طرح خود را مرحله به مرحله مشاهده کنید زیرا ایجاد روندهای یکسان و مشخص در یک کسب و کار، برای موفقیت در مدیریت زمان کافی نیست. بسیاری از کسب و کارها دارای تخصص برای چینش کارهای جاری نیستند.
اگر در طول روز با چند کار مواجه هستید باید میان آنها اولویت تعیین کنید در غیر این صورت ممکن است زمان کافی برای انجام کارهای مهم را نداشته باشید. در یک برنامه ریزی مناسب، باید زوایای مختلف کار را در نظر بگیرید. برخی از کارآفرینان، به اشتباه روی یک بخش به خصوص تمرکز می کنند که موجب عدم موفقیت آنها می شود. توجه به نکات مختلف، چشم انداز وسیع تری در اختیار شما برای برنامه ریزی قرار خواهد داد.
برنامه ریزی مناسب چگونه است؟
پنج هدف شغلی را در هفته برای خود تعیین کنید. هنگامی که این اهداف را واقع بینانه در ذهن آوردید، برنامه ای برای رسیدن به آن تنظیم و در تقویم گوگل قرار دهید. بعد از برنامه ریزی برای هر کدام، هر روز یک هدف را از آن لیست خارج کنید. با این روش از انجام کارهای مهم مطمئن می شوید. با برنامه ریزی کاربردی می توان به اهداف خود دست یافت و بهره وری را بالا برد.
از برنامه های تلفن های هوشمند استفاده کنید
امروزه گوشی های هوشمند به عنوان بهترین ابزار تجاری، این امکان را ایجاد می کنند تا به موقع کارهای خود را انجام دهید. نرم افزارهای به ظاهر ساده تاثیر زیادی روی فعالیت های کسب و کار دارد. شما با استفاده از این امکانات به راحتی می توانید در زمان صرفه جویی کنید. برخی از کارهای روزانه، ساده اما تکراری هستند. اگر توانایی استفده از این نرم افزاها را دارید به راحتی می توانید برای حل برخی از مشکلات و صرفه جویی در زمان از آنها استفاده کنید.
برای جلوگیری از اتلاف وقت، لیستی از اهداف خود تهیه و آنها را به طور کامل اجرا کنید. اگرچه برخی از افراد لیست های کاغذی را دوست دارند، اما استفاده از برنامه های گوشی های هوشمند بسیار آسان است و همه چیز را بموقع و بجا تنظیم می کند.
برخی از برنامه های کاربردی تلفن های هوشمند شامل ترلو ، واندرلیست و اورنوت است. همه این برنامه ها به شما کمک می کنند تا با حداکثر توانایی خود، زمان را مدیریت کنید. باید توجه داشت که هزینه کردن یکبار برای همیشه ارزش بیشتری داشته و نیازهای ساده و تکراری شما را برطرف خواهد کرد. امکان اجرای آنها بر روی گوشی های همراه مزیت اصلی نرم افزارهای هوشمند است.
ترتیب انجام کارها را تغییر دهید
انجام برخی از کارها در روزهای خاص اهمیت بیشتری دارد. به طور مثال اگر در روزهای پایانی مهلت تعیین شده برای ارائه یک پروژه هستید باید رسیدگی به کارهای پروژه را در اولویت قرار دهید. یک برنامه ریزی مناسب باید قابلیت انعطاف پذیری داشته باشد، در این صورت می توان به راحتی شرایط مختلف را مدیریت کرد.همکاری با کارمندان شرکت در تعیین اولویت های اصلی اهمیت بسیاری دارد چرا که عدم همکاری امکان اشتباه و خطا را افزایش می دهد.
زمان در دسترس را ارزیابی کنید
نکته مهم دیگر برای مدیریت زمان، ارزیابی زمان در دسترس است. مشاهده و ارزیابی تاثیر برنامه های مختلف و جدید، بخش مهمی از ارزیابی زمان در دسترس است. عدم توانایی در این زمینه باعث بی فایده بودن برنامه های مدیریت زمان می شود.
بسیاری از مشاغل تلاش می کنند تا زمان های طولانی برای مدیریت امور مختلف را کاهش دهند. اگر شما برای ارزیابی وضعیت خود، معیار مشخصی نداشته باشید توانایی تان برای ارزیابی دقیق تاثیرگذاری استراتژی های موردنظر به شدت کاهش خواهد یافت. بهتر است قبل از آغاز استرانژی های جدید، وضعیت مدیریت شرایط مختلف را ارزیابی کنید.
این کار در ارزیابی دقیق وضعیت کسب و کار بسیار موثر می باشد در غیر این صورت شما باید برای اجرای استراتژی های مختلف تلاش کنید اما در مشاهده تاثیر واقعی آنها ناتوان خواهید بود. هنگامی که کارمندان برای انجام پروژه ای، زمان مشخصی را تعیین می کنند تمایل بیشتری برای مدیریت کسب و کار در مدت زمانی کمتر خواهند داشت.
قبل از آغاز هر کاری، زمان دقیق برای انجام آن را یادداشت کنید. در مرحله بعد هدف اصلی شما باید کاهش زمان مورد نیاز برای رسیدگی به پروژه باشد. به این ترتیب با گذشت زمان مهارت شما برای انجام کارهای شرکت، در مدت زمانی کمتر افزایش خواهد یافت.
کارها را به دیگران محول کنید
اگر مسئولیت شغلی بر عهده دارید، ممکن است وقت کافی برای مدیریت همه جوانب آن نداشته باشید. برای بهره مندی و مدیریت موثر زمان می توانید برخی کارها را به دیگران محول کنید.
آنچه را که باید به دیگران محول کنید را در برنامه خود قرار دهید. شاید خود تمایل به انجام بسیاری از کارها داشته باشید، اما وقتی به سایر همکاران کاری را واگذار می کنید متوجه رشد و نظم در کسب و کار خود می شوید.
امور مالی خود را به موقع انجام دهید
شما به عنوان مالک کسب و کار باید امور مالی را پیگیری کنید؛ خوشبختانه، برای پیگیری به موقع امور مالی روش هایی وجود دارد به طور مثال یک حسابداری آنلاین خوب به شما کمک می کند تا امور مالی را به راحتی و با در نظر گرفتن مدیریت زمان کنترل کنید.
تمرکز کنید
باید شغل و زندگی شخصی خود را از هم متمایز کنید و هنگام انجام وظایف شغلی باید مکالمات شخصی، جست وجو در فیس بوک و عوامل حواس پرتی دیگر را به حداقل برسانید. از آنجا که برای انجام تمام وظایف کاری خود وقت زیادی ندارید، هنگام کار باید تمرکز خود را حفظ کنید.
از طرف دیگر، زمانی که با خانواده هستید برای مدتی کار را کنار بگذارید و به عزیزانتان توجه کنید. برنامه خود کنترلی به عنوان برنامه ای برای حفظ تمرکز شما است که در مسدود کردن وب سایتهای خاص که فقط در روزهای تعطیل نگاه می کنید، کاربرد دارد.
از نه گفتن نترسید
شاید بخواهید همه کارهایی که به شما محول می شود را بر عهده بگیرید و در نه گفتن مردد باشید اما به عنوان رئیس ، زمانی فرا می رسد که باید نه بگویید. اگر شما توانایی تاثیرگذاری مناسب بر روی کارمندان یا مشتریان را نداشته باشید، نمی توانید با ایده های مختلف که مورد علاقه شما نیست مخالفت کنید. یکی از خصوصیات مهم افراد موفق، توانایی بالای تیم مدیریتی آنها برای ابراز نظرات منفی است. این کار به آموزش خاصی نیاز ندارد تنها نکته مهم توجه به بی فایده بودن موافقت با هر تصمیمی از سوی کارمندان یا مشتریان است.
پاسخ منفی یا ابراز مخالفت به منظور قطع همکاری با دیگران نیست. طبق برنامه پروژه های خود را به اتمام برسانید و برخی دیگر را رد کنید تا مطابق با زمان پیش بروید. در مدیریت یک کسب و کار اگر برای بیا پاسخ منفی به دیگران نگران باشید نمی توانید در یک زمان مشخص، پیشنهادهای مختلف را بررسی کنید. سرعت عمل در تصمیم گیری یکی از نیازهای ضروری در دنیای کسب و کاراست بنابراین شما باید در پاسخ به مشتریان یا کارمندان، سرعت عمل بیشری داشته باشید.
وضعیت مالی شرکت را مدام ارزیابی کنید
وضعیت مالی شرکت تاثیر بسیاری در پیشبرد اهداف دارد زیرا نداشتن وضعیت مالی مناسب تاثیر نامطلوبی در نحوه مدیریت کسب و کار خواهد داشت. یکی از مهمترین نکات در انتخاب الگوی مدیریت، اطلاع از وضعیت مالی کسب و کار است. بسیاری از افراد فقط در زمان در مواجهه با بحران های بزرگ متوجه اشتباهات مدیریتی و کمبود های مالی کسب و کار خود ان می شوند.
اگر به ادامه فعالیت خود در تجارت علاقه مند هستید باید هرچه سریع تر نسبت به ایجاد روشهای مشخص برای ارزیابی وضعیت کار خود اقدام کنید، در غیر این صورت وضعیت کسب و کار شما غیرقابل پیش بینی خواهد شد. امروزه نرم افزارهای بسیار زیادی برای ارزیابی خودکار وضعیت مالی کسب و کار به منظور بهبود فرآیند مدیریت زمان وجود دارد.
چندین کار را همزمان انجام ندهید
به عنوان یک کارفرما حتما بهره وری و تمرکز برای شما در الویت قرار دارد به همین دلیل چندین کار را به طور همزمان انجام ندهید تا نتیجه بهتری بگیرید زیرا با انجام چند کار همزمان، تمرکز کافی بر روی تک تک کارها ندارید و این روش موجب تداخل و نقص در کارها می شود، بنابراین هر کار مهم را در زمان مقرر انجام دهید و بر روی آن تمرکز کنید.
انجام کارهای متعدد موجب افزایش نیاز برای مدیریت کسب و کار شما می شود. افراد موفق با قبول چند پروژه به طور همزمان و اختصاص زمان های مشخص در روز برای رسیدگی به هر کدام از آنها به مدیریت زمان خود می پردازند. البته این امر به رسیدگی کامل به یک پروژه و سپس شروع فعالیت بر روی یک طرح دیگر نیاز دارد. اگر چنین روشی را نمی توانید در پیش بگیرید توانایی شما برای مدیریت کارهای در دسترس تان به شدت کاهش می یابد.
زمانی را به خود اختصاص دهید
اگرچه سخت کوشی اهمیت زیادی دارد، اما باید به زندگی شخصی خود هم برسید. امروزه بسیاری از کسب و کارها به رسیدگی وضعیت کارهای در دسترس در مدت زمان کم نیاز دارند اما نکته مهم توانایی کارآفرینان در مدیریت زمان است. شما نیز مانند همه انسانها به استراحت و تفریح نیاز دارید. اگر فشار کاری بیش از اندازه را تحمل کنید در مدیریت بهینه کارها ناتوان خواهید شد. بنابراین زمانی را برای رسیدن به کارهای خود در نظر بگیرید و همیشه تمام ساعات روز را صرف کار نکنید تا یک زندگی خوب در کنار تجارت موفق داشته باشید.
عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید
مدیریت زمان به تمرکز بسیاری نیاز دارد. اگر عوامل مختلفی باعث حواس پرتی شما می شوند باید به فکر تغییر محیط و شرایط کاری خود باشید. مثلا اگر در طول روز عادت به بازدید از فیس بوک و سایر رسانه های اجتماعی دارید، سعی در ترک این عادت داشته باشید زیرا این کارها اگر جنبه تجاری برای کسب و کار شما نداشته باشند موجب به هدر رفتن زمان می شود.
با شناخت مهمترین عامل در هدر رفتن زمان خود، بهتر می توانید آن را از عادت های روزمره خود یکنار بگذارید. یکی از مهمترین نیازهای کسب و کار، طراحی دفتر کار است. اگر شما توانایی اجرای ایده های مناسب در این زمینه را نداشته باشید، در بازه های زمانی حساس کسب و کار خود به طور مداوم دچار حواس پرتی خواهید شد.
با یک جستجوی ساده در اینترنت و مقالات مختلف می توان طراحی محیط های کاری مناسب را مشاهده کرد. همچنین افراد بسیاری در این زمینه تخصص لازم را دارند. در طول سال زمان زیادی از مشاغل مختلف به دلیل حواس پرتی کارکنان از بین می رود. بنابراین شما می توانید با تغییر وضعیت محیط کار، امکان نقش آفرینی در زمینه کاهش چنین فرآیندی را فراهم کنید.
انگیزه مدیریت زمان در کارمندان را تقویت کنید
تقویت انگیزه در هر کدام از کارمندان به صورت فردی، اهمیت بسیاری زیادی در مدیریت زمان دارد. اگر در مدیریت زمان تنها به دنبال استراتژیهای مشخص باشید دچار مشکل خواهید شد. بهترین روش، درونی ساختن فرآیند مدیریت زمان است. چنانچه پیش از این هم در پلاس وی اشاره شد، با انجام این کار کارآیی کارمندان در بخش های مختلف را افزایش خواهد داد. زیا اگر کارمندان از مزیت مدیریت زمان آگاه باشند دیگر نیاز به اعمال فشار از سوی مدیر برای کسب نتیجه مورد نظر نمی باشد. این امر زمان مورد نیاز برای انجام اهداف را کاهش داده و کارآیی کسب و کار شما را افزایش می دهد.
از فناوری های امروزی استفاده کنید
خودکار کردن برخی کارهای روزمره در پیشرفت روند کاری موثر است. به طور مثال استفاده از ربات های چت برای پاسخگویی به سوالات مربوط به خدمات مشتری ، یا استفاده از نرم افزار برای انجام رزروها و خریدها برای صرفه جویی در زمان بسیار مفید هستند .
