استفاده از ایمیل تجاری برای افزایش اعتبار شرکت‌ها

امروزه بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها با استفاده از ایمیل تجاری، مکاتبات رسمی و محرمانه خود را به سادگی در بستری امن و مطمئن برقرار می‌کنند.

سرویس ایمیل اختصاصی را به سادگی و به سرعت می‌توان برای هر کسب و کاری راه‌اندازی کرد و نیازی به صرف هزینه یا زمان چندانی ندارد. در این مقاله با ما همراه باشید تا مراحل و روش‌های مختلف راه اندازی ایمیل تجاری را به طور خلاصه مرور کنیم.

ایمیل تجاری، در اصل یک سرویس ایمیل است که روی دامنه اختصاصی شما تعریف می‌شود. بنابراین، ایمیل اختصاصی فقط در اختیار شما قرار دارد و شما هستید که مشخص می‌کنید چه حساب‌های ایمیلی روی دامنه خودتان داشته باشید. اگر شما مالک دامنه appeyk.com باشید و نام شما محمد باشد، ایمیل سازمانی یا تجاری شما می تواند به صورت [email protected] باشد.

در گذشته استفاده از ایمیل تجاری امری لوکس و پرهزینه به حساب می‌آمد، ولی با پیشرفت محصولات مختلف و ابزارهای متنوع، امکان راه‌اندازی سرویس ایمیل با هزینه بسیار کم و مناسب برای همه کسب و کارها فراهم شد. شما حالا می‌توانید با در نظر گرفتن نیازمندی خود، یک روش کم هزینه و در عین حال کارآمد را انتخاب کنید و مالک ایمیل اختصاصی خود شوید.

بدون داشتن ایمیل اختصاصی، کارمندان و کارکنان شرکت‌ها برای تبادل فایل‌ها و مستندات رسمی مجبور به استفاده از ایمیل‌های شخصی، پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی می‌شوند. این مسئله در بلند مدت اثرات مخربی باقی خواهد گذاشت. فرض کنید کاربران شما مستندات رسمی و مهم را در تلگرام یا واتساپ برای مشتری ارسال کنند. در این صورت شما به عنوان صاحب کسب و کار چطور می‌توانید تاریخچه مکاتبات انجام شده با مشتری را حفظ کرده یا بررسی کنید؟

از طرفی، هر یک از کارمندان شما احتمالا با ابزارهای مختلفی با مشتریان و مخاطبانتان ارتباط می‌گیرند که این مسئله از دید مخاطبان در دراز مدت آزار دهنده است. مثلا تیم پشتیبانی از طریق اسکایپ با مشتری تماس بگیرد و تیم مالی، بروشور محصولات جدید را از طریق تلگرام ارسال کند و مدیر عامل هم تنها از طریق پیام رسان سروش در دسترس باشد!

این موارد تنها بخشی از مشکلاتی هستند که یک شرکت بدون داشتن ایمیل تجاری با آن درگیر خواهد شد. به همین دلیل است که اگر به کارت ویزیت یا بنر شرکت‌های معروف دقت کنید متوجه می‌شوید که از آدرس ایمیل اختصاصی استفاده می‌کنند. در ادامه این بخش به برخی از مهمترین مزیت‌هایی پرداخته‌ایم که استفاده از ایمیل اختصاصی برای شما به همراه خواهد آورد.

ایمیل اختصاصی باعث استانداردسازی آدرس ایمیل‌های همه کارکنان شما می‌شود و می‌توانید از یک قالب مشخص برای آدرس ایمیل کارمندان خود استفاده کنید. آدرس ایمیل اختصاصی کوتاه‌تر است، بخاطرسپاری آن نیز آسان بوده و مشتریان به‌راحتی می‌توانند با کارمندان شما ارتباط برقرار کنند.

ایمیل رایگان همانطور که از نامش پیداست روی دامنه سرویس‌دهنده‌های رایگان همچون جیمیل و یاهو ایجاد می‌شود و برای ساخت آن صحت اطلاعات کاربران به‌صورت دقیق بررسی نمی‌شود؛ در حالیکه داشتن آدرس ایمیل تجاری تاثیر زیادی در جذب افراد خواهد داشت. دریافت و ارسال پیام با یک دامنه رسمی و اختصاصی این حس را به مشتریان و مخاطبان القا می‌کند که با مجموعه حرفه‌ای روبرو هستند و راحت‌تر به آنها اعتماد می‌کنند.

از آنجاییکه مالکیت سرویس ایمیل در اختیار شماست، به‌راحتی می‌توانید حساب‌های ایمیل متعارفی با نام دامنه خود بسازید. مثلا در صورتی که دامنه شما company.com باشد، حساب ایمیل [email protected] را بسازید و پیام‌های واحد روابط عمومی را از طریق این حساب مدیریت کنید. به این ترتیب، می‌توانید برای تمامی واحدهای کاری کسب و کار خود یک آدرس متعارف تعریف کنید که علاوه بر رسمی‌تر بودن حساب ایمیل، به راحتی نیز در ذهن مخاطب باقی می‌ماند.

یکی دیگر از مزایایی که سرویس ایمیل اختصاصی به شما عرضه می‌کند، موضوع حفظ محرمانگی اطلاعات و افزایش امنیت ایمیل‌های ارسالی و دریافتی است. یک سرویس ایمیل رایگان محدودیت و تعهدی در قبال اطلاعات شما ندارد، اما در خصوص سرویس ایمیل تجاری، شما می‌توانید همه چیز را مدیریت و کنترل کنید. سرویس ایمیل کاری به صورت اختصاصی در اختیار شماست و محرمانگی اطلاعات توسط خود شما به عنوان مالک سرویس قابل کنترل و مدیریت است.

شما برای راه‌اندازی ایمیل تجاری خود، می‌توانید یک دامنه تجاری ثبت کنید که نام کسب و کار شما را داشته باشد. به این ترتیب ایمیل‌های شما هویت گرفته و ایمیل‌های ارسالی از طریق ایمیل کاری یک تبلیغ رایگان برای کسب و کار شماست. تبادل پیام با ایمیل اختصاصی نقش مهمی در ساخت و گسترش برند شرکت و تثبیت آن، در ذهن مشتریان و مخاطبان شرکت خواهد داشت.

سرویس ایمیل تجاری، توسط شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل حرفه‌ای و تحت قراردادهای تعهد آور به کسب و کارها عرضه می‌شود. در واقع شما با خرید دامنه و فضای میزبانی از خدمات پشتیبانی این سرویس‌ها بهره‌مند می‌شوید. خدمات فنی، آموزشی و پشتیبان‌گیری که شرکت‌های ارائه دهنده سرویس‌های میزبانی ایمیل به شما ارائه می‎دهند، از بسیاری از مشکلات آتی مانند از دست دادن اطلاعات پیشگیری می‌کند.

از آنجاییکه شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، علاوه بر مدیریت اسپم، به هیچ عنوان از اطلاعات مشتریان خود برای ارسال پیام‌های تبلیغاتی استفاده نمی‌کنند همین مسئله سبب کاهش حجم زیادی از ایمیل‌های اسپم و تبلیغاتی از صندوق دریافت کاربران می‌شود.

همانطور که گفته شد، اولین مرحله برای ساخت ایمیل تجاری داشتن یک دامنه اختصاصی است که تحت مالکیت شما باشد. در صورتیکه تاکنون دامنه یا Domain تهیه نکرده‌اید ابتدا لازم است یک دامنه برای خود خریداری کنید. سایت‌های زیادی خدمات مربوط به ثبت دامنه ارائه می‌دهند که می‌توانید از طریق یکی از این سایت‌ها، برای ثبت دامنه سایت شرکت خود اقدام کنید. بهتر است دامنه‌ای را انتخاب کنید که دربرگیرنده نام خودتان یا مجموعه کاری شما باشد.

پس از تهیه و تنظیم دامنه اختصاصی گام بعدی راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه ثبت شده است که برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده نمایید:

یکی از روش‌های کم‌هزینه برای راه‌اندازی ایمیل، خرید سرویس ایمیل ابری و راه‌اندازی آن روی دامنه متعلق به شرکت خودتان است. شرکت‌های بسیاری در زمینه خدمات ایمیل ابری فعال هستند. این شرکت‌ها، سرویس خود را از قبل روی بستر ابر نصب و راه‌اندازی کرده‌اند و شما از این سرویس آماده، به اندازه نیاز شرکت یا سازمان خود خریداری می‌کنید. ایمیل ابری اپیک، یک سرویس ایمیل جامع با قابلیت‌های پیشرفته است.

سرویس میزبانی وب یا هاست، محلی است که اطلاعات وبسایت شما بر روی آن قرار می‌گیرد تا کاربران از طریق ارتباط با آن، امکان مشاهده وب سایت را داشته باشند. در صورتی که برای وب سایت خود هاست یا میزبان تهیه کرده باشید، ممکن است روی همان سرویس میزبانی، یک سرویس‌دهنده ایمیل هم در دسترس باشد. البته این سرویس‌های ایمیل به هیچ عنوان سرویس ایمیل حرفه‌ای نیستند. زیرا سرویس‌‌ ایمیلی که تحت هاست عرضه می‌شود، یک سرویس جانبی است و امکانات بسیار محدودی دارد.

در این روش، پس از خرید هاست نیاز است یک نرم‌افزار سرویس ایمیل را انتخاب و سپس روی هاست خود نصب و راه‌اندازی کنید. با توجه به متن باز بودن این نوع سرویس‌ها، تمامی کارهای نصب و راه‌اندازی و راهبری برعهده خودتان و نیاز به تخصص و تجربه بالایی دارد. این روش تنها برای کسانی مناسب است که دانش فنی بالایی دارند و زمان زیادی را می‌توانند برای نگه‌داری و راهبری سرویس ایمیل خود اختصاص دهند.

در صورتی که شرکت یا سازمان شما قبلا هاست و زیرساخت لازم را تهیه کرده باشد شما می‌توانید با خرید ایمیل نصب در محل، این سرویس را با شرایط مطلوب خودتان در هاست مورد نظر خود در اختیار داشته باشید.

شرکت‌های زیادی هستند که سرویس ایمیل خود را به صورت ابری یا به صورت نصب در محل ارائه می‌کنند. به عنوان مثال، سرویس ایمیل اپیک برای کسب و کارهای نوپا و چابک، محصول ایمیل ابری خود را معرفی کرده است که نیازی به خرید هاست یا زیرساخت ندارد و در عین حال از تمامی قابلیت‌های یک ابراز حرفه‌ای collaboration بهره‌مند است. از طرفی، همین محصول را می‌توان به صورت نصب در محل راه‌اندازی کرد که مناسب سازمان‌های بزرگ است که زیرساخت مناسبی در اختیار دارند و مایلند از سرویسی سفارشی بهره‌مند شوند.

در این مقاله ایمیل تجاری و مزایای استفاده از آن برای شرکت‌ها را مرور کردیم. همچنین با هم بررسی کردیم که چرا شرکت‌ها و کسب و کارها به ایمیل سازمانی نیاز دارند و چند روش برای ساخت ایمیل تجاری در سرویس‌های مختلف را دیدیم. باوجود اینکه سرویس‌های رایگان ایمیل به راحتی در دسترس همه افراد قرار دارند اما به هیچ‌عنوان برای کاربردهای کاری و تجاری توصیه نمی‌شوند. داشتن حساب ایمیل زمینه‌ رشد شرکت و کسب‌وکار شما را فراهم کرده و سبب موفقیت شما می‌شود.