برخورد یک مدیر حرفه ای با عملکرد ضعیف کارکنانش

برخورد با عملکرد ضعیف در محل کار به سبک مدیران موفق

معمولا همه کارکنان یک دوره آزمایشی را پشت سر می گذارند تا مدیران عملکردشان را بررسی کنند و ببینند آیا برای شرکت مناسب هستند یا خیر. معمولا بعد از گذراندن این دوره، برخی کارمندان شروع به کم کاری می کنند.

به عنوان یک مدیر این وظیفه شماست که تشخیص بدهید کدام یک از کارکنان کم کار می کند و مشکل را رو در رو حل کنید. اگر در شناسایی و مدیریت مشکلاتی از این دست ضعف دارید، 6 نکته مهم ارائه شده در این قسمت از پلاس وی می تواند به شما کمک کند.

1-نوع عملکرد ضعیف را تشخیص بدهید

قبل از این که رفتار مشکل ساز یک کارمند را مدیریت و یا با آن برخورد کنید، اول بهتر است بفهمید دقیقا عملکرد ضعیف به چه چیزی گفته می شود. معمولا این ضعف سه سطح مختلف دارد.

اولین و ساده ترین سطحی که می شود تشخیص داد، عملکرد نامطلوب یا کم کاری است. این سطح معمولا با افت ناگهانی بهره وری کارکنان خودش را نشان می دهد.

مثلا دیر آمدن به محل کار یا نادیده گرفتن ضرب الاجل تعیین شده برای تحویل کار یکی از مواردی است که با آن مواجه می شوید. عملکرد نامطلوب معمولا اولین علامتی است که نشان می دهد باید با کارمند برخورد و به مشکل رسیدگی شود.

سطح دوم تخلف و بد رفتاری است. این مورد زمانی اتفاق می افتد که رفتار یک کارمند هم برای افراد دیگر و هم شرکت مخرب می شود. نمونه هایی از این سوء رفتارها، ورود به جلسات بدون اطلاع قبلی و رفتار بی ادبانه با همکاران یا بد صحبت کردن با مدیر شرکت است.

آخرین مورد سوء رفتار فاحش و آشکار است. یعنی کارمند رفتارهای خشونت آمیز از خودش بروز می دهد. معمولا به کمک حراست و تیم حقوقی اداره با این سطح از سو عملکرد برخورد می شود.

2-بیشتر تحقیق کنید

رفتار انسان یک شبه تغییر نمی کند و این در مورد عملکرد کارکنان شما هم صدق می کند. یک کارمند هر چقدر هم که کار در اولین روز هفته برایش سخت باشد، باز هم بعد از تعطیلات آخر هفته به طور ناگهانی تبدیل به فردی نامنظم و اهمال کار نمی شود.

پس یعنی اگر چنین اتفاقی بیفتد حتما دلیل اساسی دارد که باید سر در بیاورید تا بتوانید آن را برطرف و از تبدیل شدنش به یک مسئله مهمتر پیشگیری کنید.

وقتی با یک کارمند مشکل آفرین مواجه می شوید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک جدول زمانی ایجاد کنید و سوالاتی از این قبیل را بپرسید:" آیا جدیدا وارد شرکت شده است یا مدت زیادی است کار می کند؟ آیا موارد دیگری بوده که این کارمند در آن ها عملکرد بدی داشته باشد؟ آیا این اولین باری است که او این رفتارهای مسئله سازی را نشان می دهد؟ بقیه اعضای تیم مورد مشکلی که به وجود آمده چه احساسی دارند؟ و این بحران چه تاثیری بر شرکت تأثیر می گذارد؟ "

با تعیین اینکه مشکل چه زمانی و چگونه شروع شده، شانس بیشتری برای تشخیص علت آن دارید. دانستن پاسخ این سوالها اطلاعات به درد بخوری در اختیار تان قرار می دهد و در مدیریت شرایط به شما کمک می کند.

3-با هم به توافق برسید

هنگامی که دلیل رفتارهای کارمندتان را فهمیدید، وقت آن است که بهترین راه حل را پیدا کنید. مثلا اگر طراح گرافیک جدیدی که استخدام کرده اید با استعداد است اما به علت دور بودن مسافت خانه اش تا محل کار دیر به محل کار می آید، شاید بهتر باشد زمانبندی کاری منعطف تری برایش در نظر بگیرید که به نفع هر دویتان باشد. ممکن است عجیب به نظر برسد اما همیشه پیدا کردن راه حل برای کمک به کارمندان و راحتی بیشترشان در محیط کار، راحت تر از جذب و آموزش نیروهای جدید است.

با این حال، اگر کارمندتان مدت طولانی است در این شرکت کار می کند ممکن است بحث بینتان کمی پیچیده تر شود. بالاخره آن ها بعد از سالها کار در آن شرکت، ممکن است به خودشان حق بدهند یا کمی حساس شده باشند.

در این صورت بهتر است در اسرع وقت با آن ها صحبت کرده و به توافق برسید. اما مکالمه را با یک نکته مثبت شروع و حتما از قبل، اینکه چه چیزی باید بگویید را تمرین کنید.

یک کارمند چه تازه وارد شرکت شده باشد و چه نه، این وظیفه شماست که دلایل عملکرد ضعیفش را شناسایی کنید زیرا در این صورت، او درک می کند که شما به فکرش هستید و نیتتان خیر است.

4-اعمال جریمه و تنبیه مناسب

البته سازش همیشه هم بهترین راه حل نیست. هنگامی که یک کارمند رفتار اشتباهی مثل دیر حاضر شدن در جلسات یا تحویل ندادن به موقع پروژه را دائما تکرار می کند، باید پاسخگو باشد.

اگر عملکرد ضعیف در حدی هم نیست که او را اخراج کنید، بهتر است یک برنامه بهبود عملکرد (PIP) ایجاد کنید. یک برنامه PIP باید شامل مجموعه ای از اهداف باشد و کارمندان شما بتوانند در یک بازه زمانی مشخص که معمولا یک تا سه ماه است، به آن ها برسند.

این برنامه همانطور که از نامش پیداست، ابزاری است که برای سنجش میزان بهبود عملکرد کارکنان استفاده می شود و برای حفظ آن ها در شرکت مناسب است. این دوره یک تا سه ماهه، مشابه دوره آزمایشی است یعنی اگر در آن مدت کار به درستی انجام نشود، اخراج را در پی خواهد داشت.

قبل از اجرای این طرح، حتما کارمند را در مورد آنچه قصد دارید انجام بدهید و همینطور عواقب احتمالی مطلع کنید. البته این برنامه ممکن است باعث نگرانی برخی از کارمندان شود اما شما باید به آن ها اطمینان بدهید که در صورت داشتن عملکرد مطلوب اخراجی در کار نخواهد بود و این طرح در واقع روش شرکت برای حفظ کارکنان بالقوه خوب است.

5-پیگیری منظم

بررسی وضعیت عملکرد کارکنان هم مثل پیگیری پروسه درمان بیمار توسط پزشک مهم است. پس از پیاده سازی برنامهPIP ، حتما رفتار و عملکرد کارمندان را زیر نظر بگیرید. در صورت بروز علائم مثبت، حتما از آن ها تعریف کرده و تشویقشان کنید تا وظایفشان را بهتر انجام بدهند. این کار نه تنها باعث ایجاد انگیزه می شود، بلکه آن ها را هوشیارتر می کند.

اگر عملکرد کارمندان متخلف در طول این دوره تنبیهی بهتر نشد، تصمیم با شماست که می خواهید با فرصت بیشتری به آن ها بدهید یا مایلید تنبیهات شدیدتری را اعمال کنید.

یک مرحله بالاتر ازPIP، کار بدون پرداخت حقوق است. البته این نوع تنبیه باید بعد از دادن حداقل سه اخطار کتبی یا اعمال جلسات انضباطی انجام شود. در قراردادهای کارمندان هم باید دقیقا نوشته شده باشد که مدیریت حق اعمال این تنبیه خاص را دارد.

6-بدون معطلی اقدام کنید

برای برخورد با عملکرد ضعیف، سرعت عمل و قاطعیت بسیار مهم است. گاهی اوقات، مدیران این کار را به تعویق می اندازند که باعث می شود آن کارمند بعدها به خاطر بازخواستی که می شود غافلگیر شده و یا فکر کند در حق او قضاوت نا به جا شده است.

اگر با نشان دادن عکس العمل به موقع به کارکنان فرصت جبران یا دفاع داده نشود، آن ها می توانند شکایتی رسمی ثبت کرده که تبعات زیانباری برای شرکت به همراه خواهد داشت. کارمند شاکی می تواند به صورت حقوقی اقدام کرده، یا یک نظر منفی در مورد شرکت به صورت آنلاین پست کند و یا در مورد مدیریت و شرکت برای دوستان و همکاران سابقش بدگویی کند.

برای پیشگیری از به وجود آمدن این شرایط ناخوشایند، همیشه باید در اسرع وقت کارکنان را نسبت به عملکرد ضعیفشان آگاه کرده و تنبیهات لازم را اعمال کنید.