مدیریت منابع انسانی دوران کرونا
همه گیری جهانی کرونا و لزوم قرنطینه در ماه های گذشته، مدیریت منابع انسانی را با چالش های عمده ای روبرو کرده است. چالش هایی که بکارگیری ابزارهای جدید را موجب شدند و روش تفکر و سبک مدیریت را متحول کردند. جعبه ابزار مدیریت منابع انسانی در دوران کرونا، فقط به روش انجام فرآیند های سرمایه انسانی مرتبط نیست و نحوه تفکر استراتژیک مدیران را نیز در حوزه هایی مانند معیارهای ارزیابی عملکرد و تعامل افراد تیم شامل می شود.
مدیران و کارکنان در زمان کرونا چه چالش هایی دارند؟
در زمان کرونا اولین تغییر بزرگی که مدیران حوزه منابع انسانی با آن مواجه می شوند، الزام دورکاری است. با گذشت بیش از هشت ماه از همه گیری جهانی (پاندمی) ویروس کووید 19، میزان موفقیت عملی مدیران در شرکت های خصوصی یا دولتی در پیاده سازی فرآیند دورکاری موضوع تحقیقات جذابی است که حفظ عملکرد سازمان و رضایت کارکنان از معیارهای سنجش آن هستند.
بررسی تجربه کارکنان از دورکاری نیز می تواند ابعاد توانمندی سازمان در مدیریت دوران کرونا را محک بزند. معمولا برای سنجش رضایت کارکنان از دورکاری چالش هایی که در دورکاری داشته اند از آنها پرسش می شود.
نظرسنجی های شرکت چارگون که با حضور بیش از 180 دنبال کننده در شبکه های اجتماعی لینکدین و توییتر انجام شده، نشان می دهد حدود 60 درصد افراد از دشواری تفکیک زمان کار و استراحت و تعامل و ارتباطات ناراضی هستند و این عوامل را مانع عملکرد بهینه خود در زمان دورکاری می دانند.
مدیران منابع انسانی چه ابزارهایی برای دورکاری بکار می گیرند؟
ماژول دورکاری در نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد
ابزارهای تعاملی مناسب برای مدیریت پروژه و دورکاری تیم ها
ابزارهای تعاملی می تواند تا اندازه زیادی مشکل ارتباط و مدیریت زمان را بین کارکنان کاهش دهد. ابزارهای آنلاین ارتباطی که روی بستر وب و موبایل، براحتی در دسترس باشند و امکان ارجاع و پیگیری کارها را به مدیران بدهد.
در ابعاد سازمان های کوچک و تیم های چابک، این ابزارها اغلب شناخته شده هستند و قبل از بحران کرونا نیز در تیم هایی که مطابق متد اسکرام کار می کردند، بکار گرفته می شدند.
در ساختارهای بزرگ چندهزار نفری که معمولا نرم افزار مدیریت کارها و مدیریت پروژه در آنها بکار گرفته نمی شود و ارجاع کار هنوز در قالب ارجاع نامه و گردش مکاتبات در جریان است، تعامل موثر بین افراد تیم ها مشکلات فراوانی خواهد داشت و به کندی و باکیفیت پایین تری انجام می شود.
یک تجربه موفق در مدیریت پروژه و اتوماسیون اداری
یکی از تجربه های موفق استفاده از سیستم های نرم افزاری مدیریت پروژه در سازمان های بزرگ، تجربه بانک قرض الحسنه مهر ایران در استفاده از نرم افزار کارها از راهکار اتوماسیون اداری محصول شرکت چارگون است.
بعد از استقرار نرم افزار کارها از مجموعه نرم افزاری دیدگاه مراحل ثبت و پیگیری مصوبات هیات مدیره بانک کاملا مکانیزه و با سرعت و شفافیت بالایی انجام می شود.
اتوماسیون اداری و ابزارهای مکاتبات اداری تحت وب و موبایل
موفقیت دورکاری و کارآمدی فرآیندهای خدماتی و گردش کار سازمان ها در زمان کرونا به توان سازمان برای خدمت رسانی آنلاین نیز وابسته است. برای ارائه خدمات آنلاین در ابتدا باید سازمان مطابق تمهیدات مناسب امنیتی در حوزه فناوری اطلاعات، دسترسی به نرم افزارهای سازمانی مانند اتوماسیون اداری و نرم افزار مکاتبات را از طریق بستر وب و موبایل فراهم کند.
به این ترتیب کارکنان خارج از محل فیزیکی سازمان یا شرکت، دسترسی اتصال به این گونه نرم افزارها را خواهند داشت و روند پاسخگویی به ارباب رجوع با اختلال مواجه نمی شود.
برقراری درگاه های آنلاین و میز خدمت الکترونیک نیز از سوی دیگر موجب می شود که مراجعان سازمان ها بتوانند درخواست های خود را بدون مراجعه حضوری به سازمان ارسال کنند و از طریق ابزارهای الکترونیک مانند ایمیل و پیامک فرآیند گردش کار را پیگیری نمایند.
ارزیابی عملکرد مطابق با نتایج و مطابق با اهداف سازمان
اینکه در زمان دورکاری عملکرد سازمان در دستیابی به اهداف خود دچار اخلال نشود، دغدغه مهمی برای مدیران است. طبیعی است، سازمان هایی که اهداف دوره ای تنظیم می کنند، براحتی می توانند موفقیت و کارآمدی کارکنان را با سنجش میزان تحقق اهداف تعیین شده برآورد کنند.
این سبک ارزیابی عملکرد وقتی مطابق با تحقق اهداف پیاده سازی می شود براحتی با مدل دورکاری قابل انطباق است و عدم حضور فیزیکی تا جاییکه اهداف مطابق برنامه تحقق پیدا می کنند برای مدیران سازمان خصوصا مدیران منابع انسانی نگران کننده نخواهد بود.
