دلیل تمایل به اتلاف وقت در محل کار چیست ؟ +بهترین راه حل

دلایل مشترک اتلاف وقت در محل کار و چگونگی جلوگیری از آن

همه ما می دانیم که زمان ، به خصوص در محیط کار چقدر مهم است.اگر زمان تلف شود, روی کار تاثیر می گذارد و مهلت های مهم را می توان به راحتی از دست داد.هر کسی ممکن است در محل کارش زمان را از دست بدهد.در این بخش از نمناک برخی از رایج ترین علت ها و کارهایی که موجب اتلاف وقت می شود و چند گزینه برای جلوگیری از این کار آورده شده است.

گزینه هایی که باعث اتلاف وقت در محل کار خواهند شد(به همراه راه حل)

استفاده از رسانه های اجتماعی برای استفاده شخصی:

یکی از دلایل معمول اتلاف وقت در محل کار کارمندان استفاده از سایت های ارتباط جمعی مانند توییتر و فیس بوک است.توییتر می تواند ساعات های زیادی از یک کارمند را بگیرد.به طور مشابه, فیس بوک و پیام رسان های دیگر، می تواند ساعات کاری افراد را به راحتی هدر دهد.

(یک راه حل موثر) :

این است که شرکت شما نرم افزار مسدود کننده سایتی را بر روی کامپیوترهای کارکنان ایجاد کند, یا اگر احساس می کنید این کار بسیار سخت است, می توانید به نرم افزار نظارتی داشته باشید که به شما این امکان را می دهد تا ببینید کارمندان به چه سایت هایی می روند " و می توانید یک بحث خصوصی با آن ها داشته باشید تا بخواهید استفاده خود را محدود کنند.

سازمان دهی ضعیف:

فقدان سازمان دهی خوب نیز علت اتلاف وقت است. یک میز شلوغ می تواند کاری کند که شما نتوانید مدارک مهمتان را پیدا کنید و باعث می شود که زمان زیادی را صرف یافتن آنها کنید.

این سازمان دهی برای سیستم ذخیره سازی سند آنلاین کارمند نیز کاربرد دارد. اگر اسناد آنلاین شما نامنظم هستند, ارسال یک سند برای مدیریت یا به اشتراک گذاشتن آن با سایر کارمندان می تواند زمان خیلی طولانی تری از شما و افراد را بگیرد.

(یک راه حل):

برای نسخه چاپی, استفاده از سازمان دهنده ها و پوشه ها است. یک راه حل آنلاین این است که اسناد خود را در پوشه های خاصی در کامپیوترتان تنظیم کنید، تا دسترسی به آن ها برایتان آسان شود.

ایمیل شخصی:

چک کردن ایمیل های شخصی یک علت شایع برای اتلاف زمان در محل کار است.بسیاری از کارمندان ایمیل های شخصی خود را چندین بار در طول روز بررسی می کنند و با این وجود، آن ها را از وظایف خود دور می کند و روی کیفیت کاری آنها تاثیر می گذارد.

(راه حل):

می توانید از نرم افزار مانیتورینگ کامپیوتری برای بالا ماندن در کاری که کارمندان شما انجام می دهند، استفاده کنید.

ملاقات ها:

ملاقات ها، اتلاف کننده های زمانی عظیمی هستند. این بدان معنی نیست که تمام جلسات باعث هدر دادن زمان می شوند, اما اغلب جلسات هیچ برنامه واقعی ندارند و فقط برگزار می شوند.

علاوه بر این, اکثریت کارکنان به طور کامل آنچه را که در حال حاضر گفته می شود, انجام نمی دهند. حتی اگر شما یک جلسه را به دلایل خوب برگزار کنید, عواملی مانند انتشار ناکارآمد اطلاعات, مشکلات فنی, یا حتی گفتگوهای کوچک طولانی می توانند باعث افزایش زمان اتلاف وقت در چنین جلساتی شوند.

(راه حل):

برای جلوگیری از اتلاف وقت که در جلسات رخ می دهد, اطلاعات را از طریق ایمیل, یادداشت های اداری, یا دیگر اشکال ارتباطات کارآمدتر، به اشتراک بگذارید.

کارمندان با هم کار نمی کنند:

کارمندان در برقراری ارتباط یا به عنوان یک تیم باهم کار نمی کنند، که این خود موجب اتلاف وقت بیشتر در محل کار می شود.چنین نبود هماهنگی می تواند منجر به اشتباهات, کاهش روند پروژه ها و حتی از دست دادن مهلت های زمانی شود. تمام این پیامدها زمان بیشتری را تلف می کنند.

نکات کلیدی برای جلوگیری از اتلاف وقت در محل کار

1. وقفه ها:

یک مطالعه می گوید که افراد ممکن است تا دو ساعت در روز بهره وری را براساس وقفه ها هدر دهند.یکی از دلایل این امر این است که می تواند حدود 20 دقیقه طول بکشد تا پس از قطع موضوع، به یک جریان کاری برگردند. البته گاهی از حواس پرتی ها نیز استقبال می شود (این را بپذیرید!).

نکته:سر خود را برای یک دوره زمانی - 25، 50 یا 75 دقیقه روی میز بگذارید . اگر در یک دفتر کار می کنید، در را ببندید. اگر در فضای باز هستید، هدفون بزنید و یا از نشانه هایی از قبیل "لطفا مزاحم نشوید" استفاده کنید.

سایر نکات مشترک عبارتند از ارسال ایمیل و پیام های فوری؛ بستن همه مرورگرها، برنامه هایی که از آن ها استفاده نمی کنید نیز بسیار تاثیرگذار است.

2.ملاقات های زیادی:

در نظر سنجی ها، کارمندان "ملاقات های زیادی" را به عنوان یکی از حواس پرت کننده های اصلی و زمان هدر دادن نام گذاشتند. فرهنگ نشست ها در این روزها چند ضربه را وارد می کند، زیرا سازمان ها می دانند که چه مقدار کار در زمان ملاقات های سهامداران در جلسات متوالی و اجازه دادن به مسائل انجام می شود.

نکات:

جلسات باید به دقت انجام شوند. موثرترین ملاقات ها آن هایی هستند که به حرکت به سمت جلو و موفقیت کمک می کنند. به جای دور بودن از حضور بیش از حد جلسات هفتگی؛ یک گزینه بهتر این است که جلسات ایستاده 15 دقیقه ای برگزار کنید، اگر پروژه شما به بررسی منظم نیاز دارد می تواند بسیار مفید باشد.

در غیر این صورت، نرم افزار مدیریت پروژه هم کاری جدیدی که در بازار وجود دارد به تیم ها اجازه کار و به روزرسانی های وضعیت در یک مکان مرکزی را می دهد. این امر نیاز به جلسات را کاهش داده و بهره وری را افزایش می دهد.

3. با همکاران خود مشورت کنید:

این یک شمشیر دولبه است که با مطالعات مختلف بیان شده است. نظرسنجی می گوید 43 درصد از پاسخ دهندگان تعامل با همکاران را به عنوان دلیل اصلی از دست دادن وقت در محل کار خود می دانند. با این حال، این تعامل اجتماعی وارونه است.

مطالعات دیگری نشان داده اند که اتاق قهوه و مکالمات به صورت غیر مترقبه می تواند بهره وری را از طریق تبادل اطلاعات، ایده ها و استراتژی های حل مساله افزایش دهد.

نکته: در مورد اجتماعی شدن فکر کنید چون شما یک پروژه را مدیریت خواهید کرد.اگر شما خودتان را در یک مکالمه برنامه ریزی نشده پیدا می کنید، ده دقیقه به خودتان برای تعامل اطلاعات و یا حتی معاشرت زمان بدهید.گاهی شما فقط باید انضباط را تمرین کنید و از یک مکالمه گروهی دور شوید.یا، تعاملات اجتماعی خود را تثبیت کنید.

قرار ملاقات ها در زمان خوردن قهوه یا ناهار را ترتیب دهید، تا همکارانتان را بهتر بشناسید و برخی از مسائل مربوط به پروژه و مشکلاتتان را با هم حل کنید.

4.اولویت های مبهم:

این اغلب اتفاق می افتد:افراد و تیم ها بر روی وظایفی که خودشان کشف می کنند کار می کنند، یا بر روی کارهایی را که خودشان آخرین اولویت قرار می دهند، کار نمی کنند. پروژه ها سریع حرکت می کنند و با تغییرات و عدم اطمینان انجام می شوند.

زمانی که تیم های بی نظم- یا به دلیل ارتباط ضعیف یا ابزارهای مدیریت پروژه غیر شفاف - درگیر می شوند، زمان ارزشمند به هدر می رود و پروژه ها در پشت برنامه قرار می گیرند.

نکته: اگر مطمئن نیستید که باید روی چه چیزی کار کنید، پس بپرسید. چنانچه در نمناک اشاره شده است اگر رهبر تیم هستید، دقت کنید که اغلب به طور واضح و مختصر، ارتباط برقرار کنید.

از خودتان بپرسید آیا مطمئن هستید که تیم تان در حال کار بر روی چیزی است که بیشتر به کسب وکار اهمیت می دهد.از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید که همه افراد تیم می توانند به آخرین وضعیت دسترسی داشته باشند.

5.زمان گذاشتن برای اینترنت، رسانه های اجتماعی و ایمیل های شخصی:

همه ما چیزی را در اینترنت بررسی می کنیم که مربوط به مقالات خبری و کار نیست و کاملا عبث و بیهوده خواهد بود.

نکته:

به جای کنار گذاشتن کامل زمان خود در مرور کردن اینترنت، چک کردن سایت های رسانه های اجتماعی و پاسخ به ایمیل های شخصی، زمان تعیین شده ای را برای آنها قرار دهید، مثلا 10 تا 15 دقیقه دو بار در روز برای این فعالیت ها اختصاص دهید. شما هم در زمانتان صرفه جویی کرده اید و هم این کار تمرین خوبی برای افزایش تمرکز و بهره وری کلی شما است.

تقریباً همه می گویند که پس از استراحتی کوتاه, بهتر عمل می کنند, که اگر فکر می کنید مغز تان نیز خسته می شود این اتفاق تعجب آور نیست و باید استراحت انجام شود. مدت زمان تلف شده بین دو ست را در باشگاه در نظر بگیرید.ورزش میکنید و استراحت می کنید و تکرار می کنید.

6.علاقمند نبودن به شغل:

بیست درصد پاسخ دهندگان گفتند که آن ها وقتشان را تلف می کنند زیرا علاقه چندانی به کارشان ندارند. آن ها به اندازه کافی مراقب کارشان نیستند و بنابراین زیاد حواس پرتی برایشان رخ خواهد داد.اگر باید صبح خودتان را به سمت میزتان بکشانید، در طول روز به تماشای ساعت بنشینید و تا رسیدن جمعه ، روز شماری کنید، این می تواند بد باشد.

به طور مشابه، اگر شما متناسب با وظایف مربوط به نقش خود نیستید، "از کاری که می خواهید انجام دهید خوشتان نمی آید و از هر فرصتی که برایتان پیش می آید، استفاده می کنید تا از کار دور شوید، دلسرد شده اید، تقریبا به هر چیزی اجازه می دهید تا حواس شما را پرت کنند.

راه حل:محرکه ی داخلی خود را پیدا کنید:

احساس علاقه در کار می تواند به این معنی باشد که شما در مکان اشتباه, شغل اشتباه یا نقش اشتباهی هستید, اما راه حل نیز می تواند به سادگی تغییرات کوچکی باشد که وضعیت انگیزشی شما را تغییر می دهد. سوزان فاولر, نویسنده اینکه چرا انگیزش افراد کار نمی کند … و آنچه انجام می دهد, نشان می دهد که دو عامل انگیزشی کاملاً متفاوت در کار وجود دارد:

انگیزه درونی:

انگیزه شخصی و جاه طلبی که از درون می آید، این مربوط به پاداشی نیست که کارفرمایتان به شما می دهد, بلکه بیشتر از احساس شادی و رضایت شما ناشی می شود.

انگیزش بیرونی:

پاداش ها مانند پرداختی ها, پاداش, مشوق های شرکت است. زمانی که فرد به کارش علاقمند نیست ، افزایش دست مزد و پاداش های بیرونی معمولاً مشکل را حل نمی کند.

اگر احساس بی علاقگی دارید, نشانه این است که شاید انگیزه درونی ندارید و درک کنید که چرا به شما کمک می کند بفهمید چه کاری برای انجام آن مناسب تر است. چه چیزی باعث می شود که شما احساس شادی و رضایت در محل کار کنید؟

7. مشوق های کافی وجود ندارد:

مشوق ها تحت انگیزش بیرونی قرار می گیرند, و تنها 8 درصد از مردم احساس می کنند که به اندازه کافی انگیزه در محیط کار دارند.با این حال، این یک عامل برای برخی افراد است؛

علاوه بر این، نارضایتی شغلی و پرداختی کم در انگیزه می تواند به همان اندازه ساده باشد که داشتن یک رئیس که کار شما را به رسمیت می شناسد و قدردانی می کند یا از یک تیم از همکاران تشویقی و سرمایه گذاری برخوردار است. البته به حقوق هم مربوط می شود, انگار کسی که حقوق کم می گیرد, خشم در او ایجاد می شود.

راه حل:ایجاد محیط کاری که انگیزه می دهد

زمانی که افراد حقوقشان کم، نامناسب و یا ناکافی است، احساس می کنند که وقت خود را در محل کار هدر می دهند - به نظر می رسد که احساس می کنند زمانشان از آن ها دزدیده شده است و آن ها کمی عقب می روند.

اگر محیط کار شما زمانتان را ارزشمند می داند و بر این اساس پاداش می دهد، گرایشتان برای هدر دادن زمانتان باید به میزان حداقل پایین بیاید. مدیران و مسئولان کسب و کارها باید از کارهای روزانه کارمندانشان آگاه باشند و زمان و تلاش کارکنان را کامل درک کنند.

مردم وقتی که ابزارهایی برای انجام دادن کارشان وجود دارد و خوب کار نمی کنند بسیار سریع خسته می شوند؛ علاوه بر این، فن آوری های جدید را می توان برای تسهیل وظایف روزمره مورد استفاده قرار داد.

برخی از برنامه ها به شما این امکان را می دهد که بلافاصله یک تماس تلفنی از دست رفته را برقرار کنید، و یا تماس کامل، نرم افزاری که سازماندهی و ذخیره اطلاعات تماس را آسان می کند اگر در کار فروش هستید یا زیاد سفر می کنید، این ذخیره کننده های زمانی کوچک می توانند مفید باشند و انگیزه روزمره شما را بالا ببرند.

8. بدون حواس پرتی ماندن مشکل است:

اغلب ما چندین وسیله داریم که اخطارهایی را در همه جهات به ما می دهند. ما روزانه حدود 196 ایمیل ارسال می کنیم و به طور متوسط 36 بار در ساعت جعبه ایمیلمان را بررسی می کنیم. اگر شما زیر 25 سال سن دارید، 67 متن را روزانه ارسال می کنید .همانطور که هر فرد اقتصاددان به شما می گوید، یک فرصت برای همه چیزها وجود دارد.

حواس پرتی هیچ فرقی ندارد. یک تاخیر زمانی باعث می شود که مغز شما وظایفش را تغییر دهد. حتی چند تلاش برای انجام این کار وجود دارد:دانشگاه کالیفرنیا دریافت که اغلب کارکنان اداره فقط 11 دقیقه بین هر وقفه فاصله می گیرند و حدود 25 دقیقه طول می کشد تا به کار خود بازگردند.

راه حل:برنامه ریزی برای حواس پرتی

در این زمان اطمینان حاصل کنید که ایمیل ها را چک نمی کنید، اخطارها و تلفنتان را خاموش کنید. شما یک حجم کاری برای انجام دادن را دارید، و سپس می توانید به عوامل حواس پرتی اجازه دهید که در طول روز بدون استرس بمانید.

9. تغییر مسئولیت در شغل:

ممکن است کاری که انجام می‎دهید به شما انرژی ندهد و یا موقعیت سازمانی تان در اداره تغییر کرده باشد حتی اگر این تغییر در جهت پیشرفت شما باشد یعنی وظایف محوله به شما ضروری باشند و کارتان برای سازمان ارزشمندتر باشد ممکن است با این وجود این مسئولیت جدید چالشی در شما به وجود نیاورد و دلتان برای کار قبلی تنگ شود .

راه حل :

نگاهی عمیق به نقش کنونی‎تان بیندازید و جنبه‎های شغلی‎تان که باعث انگیزه و توانگرشدن‎تان می‎شوند و وظایفی که خسته‎کننده، تکراری یا باعث بی‎علاقگی‎تان می‎شوند را شناسایی نمایید . سپس با رییس خود صادقانه حرف بزنید و از او تقاضا نمایید نقش شما در شرکت را برای تناسب بهتر آن با توانایی‎های شما و نیازهای درون سازمانی، دوباره تعریف کند. 

10 . زیر بار کارها و وظایف شانه خم کرده‎اید: 

داشتن وظایف چندگانه بدون اولویت‎بندی بدین معنی که این وظایف به خوبی تعریف نشده و وقت زیادی باید روی آن بگذارید. مثلا چنانچه نمناک پیشنهاد میدهد اگر رئیستان وظیفه جدیدی را در کنار وظایف قبلی به عهده شما بگذارد بدون آنکه هدف مشخص، محدوده زمانی یا انتظاراتی برای شما مشخص نماید و تنها به شما بگوید می‎خواهم تو این وظیفه را بر عهده بگیری.

این اطلاع‎نداشتن از این‎که از کجا کار را شروع کنید و تردید داشتن نسبت به توانایی خود باعث می شود دچار بیهودگی شوید و انجام کار برایتان رنج‎آور گردد و هیچ پیشرفتی در وظیفه جدید نکنید .

راه حل:

یک طرح که شامل هدف، انتظارات، تنظیم محافظه‎کارانه مراحل انجام عملیات و برنامه زمانی باشد ، تهیه نمایید و این طرح را با رییس خود و اعضای تیم مطرح کنید و اطلاعات و توافق‎شان را کسب نمایید.این کارکمک می کند که وظایف را برای این کار تقسیم کنید و برای موفقیت آن از پشتیبانی برخوردار شوید.

11. یافتن خطاها با کمک رییس‎تان: 

هیچ چیز مانند رییسی که مدام خطاهای‎ بسیار مهم تان را می‎یابد قوه ابتکارتان را ویران نمی کند.اگر رئیستان اینگونه باشد شما دیگر نمی توانید ارتباط موثری با او برقرار نمایید و در روند کارتان از او کمک بگیرید . حتی گاهی نیزبه این کار متوسل می‎شوید که کارتان را تا آخر ادامه دهید و سپس به رییس ارائه دهید. 

راه حل:

اشکال‎تراشی مداوم از طرف رییس موقعیتی دشوار ایجاد می‎کند اما شما باید در این موقعیت بدانید که چگونه واکنش نشان ‎دهید. در ابتدای روز و شروع کارتان قبل از زیادترشدن استرس، کار را با رییس‎تان مرور کنید اما به لحن او توجه نکنید و فقط به صحبت های او گوش دهید.مثبت باشیدو نظرات رییس تان را قدمی بزرگ درنظر بگیرید و توانایی‎های‎تان را باور کنید.