سامانه میخک سیستمی است که در آن خدماتی مانند امور گذرنامه، امور حمایت‌های کنسولی و قضایی، امور سجلی، تنظیم وکالت‌نامه و تأیید اسناد برای ایرانیان خارج از کشور ارائه می‌شود.
ایرانی‌هایی که در کشورهای دیگر زندگی می‌کنند، بابت کارهای گفته‌شده نیاز دارند که مراجعات کنسولی داشته باشند؛ اما این کار برای افرادی که در شهرهایی فاقد کنسولگری ایران زندگی می‌کنند، کار آسانی نخواهد بود. سامانه میخک یا سامانه مدیریت یکپارچه کنسولی این امکان را می‌دهد تا بدون صرف هزینه گزاف و زمان کار مدنظر آنان انجام شود.
هم‌وطنان خارج از کشور می‌توانند با مراجعه به این آدرس و پر‌کردن فرم درخواست، از این امکان کنسولی استفاده کنند.
آشنایی با خدمات کنسولی در سامانه‌ی میخک
همه ایرانیانی که خارج از کشور زندگی می‌کنند، در طول زندگی خود به یک یا چند نمونه از خدماتی که این سایت ارائه می‌دهد، نیاز پیدا می‌کنند. این خدمات به شرح زیر است:
امور سجلات و احوال شخصی: فرزندانی که از پدر ایرانی در خارج از کشور متولد می‌شوند، باید برای آنان شناسنامه‌ی ایرانی صادر شود. برای همین والدین باید در اولین فرصت در سامانه‌ی میخک ثبتنام و بعد از تعیین وقت قبلی، به نمایندگی جمهوری اسلامی مراجعه کنند.
مدارک لازم برای گرفتن شناسنامه ارائه‌ی اصل گواهی ولادت معتبر و متعارف صادره‌ی مقام‌های ذی‌صلاح محل، ارائه‌ی اصل شناسنامه‌های معتبر والدین و اصل قبض واریز هزینه‌ی صدور شناسنامه است.
کارهای سجلی که می‌توان با سامانه‌ی میخک انجام داد، بدین‌شرح‌اند: صدور شناسنامه برای افراد کوچک‌تر از ۱۵ سال، اضافه‌کردن نام فرزند یا فرزندان از پدر خارجی در شناسنامه‌ی مادر، صدور شناسنامه برای افراد بزرگ‌تر از ۱۸ سال، صدور شناسنامه‌ی خانم خارجی مزدوج با مرد ایرانی، تغییر نام و نام‌خانوادگی، عکس‌دار‌کردن شناسنامه، اضافه‌کردن نام همسر و فرزندان به شناسنامه، صدور شناسنامه‌ی المثنی، تعویض شناسنامه، ثبت طلاق، ترجمه‌ی شناسنامه، ترجمه و تأیید گواهی ولادت و ترجمه و تأیید گواهی فوت.
امور دانش‌آموزی و دانشجویی: همه‌ی فارغ‌التحصیلان و دانش‌آموختگان خارج از کشور اعم از دانش‌آموزان و دانشجویان در هر مقطع تحصیلی قبل از تأیید مدارک تحصیلی خود، باید پرونده‌ی تحصیلی تشکیل دهند و وضعیت آن‌ها را وزارتخانه مرتبط تعیین و نمایندگی اعلام می‌کند. برای همین دانشجویان و دانش‌آموزان باید به سامانه‌ی میخک یا مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی مراجعه و مدارک خود را بارگذاری کنند.
علاوه‌بر‌این، دانشجویانی که خارج از کشور تحصیل می‌کنند و مشمول نظام وظیفه هستند، بعد از تشکیل پرونده در سامانه‌ی میخک پرونده، باید به نمایندگی کنسولگری مراجعه کنند و اصل مدارک بارگذاری‌شده را ارائه دهند. بعد از اینکه از ارسال مدارک از‌طریق سامانه به وزارتخانه‌های علوم، تحقیقات و فناوری یا بهداشت، درمان و آموزش پزشکی اطمینان پیدا کردند، باید موضوع معافیت تحصیلی خود را از‌طریق بستگانتان در تهران به تناسب رشته‌ی تحصیلی با مراجعه به وزارت مرتبط و نظام وظیقه پیگیری کنند تا نتیجه در سامانه‌ی تاک اِعمال و امکان استفاده آنان از تسهیلات دانشجویی در نمایندگی فراهم شود.
امور گذرنامه و روادید و برگه‌ی عبور: افراد مقیم خارج از کشور ممکن است به‌دلایلی چون پایان اعتبار گذرنامه (افرادی که ۶ ماه یا کمتر از اعتبار گذرنامه‌شان باقی مانده است)، پر‌شدن صفحات گذرنامه، تغییر نام و نام‌خانوادگی یا تاریخ تولد به‌استناد شناسنامه‌ی ایرانی و تغییر محل اقامت اتباع مقیم به صدور گذرنامه نیاز داشته باشند. صدور گذرنامه‌ی ایرانیان مقیم خارج از کشور به‌عهده وزارت امور خارجه است و نمایندگی‌های این وزارتخانه در کشورهای مختلف این کارها را انجام می‌دهند.
ایرانیان مقیم خارج از کشور برای این امور هم باید از سامانه‌ی میخک استفاده کنند. آنان باید پس از تشکیل پرونده‌ی الکترونیک یا پروفایل، فرم درخواست گذرنامه را تکمیل و اسناد موردنیاز را بارگذاری کنند. سپس، آن‌ها را به نمایندگی مدنظر ارسال و با در دست داشتن کد رهگیری حضوراً به نمایندگی‌ها مراجعه کنند و مراحل صدور و تحویل مدارک را انجام دهند و گذرنامه را دریافت کنند.
امور تأیید امضا و اسناد تجاری: اگر فردی نیاز داشته باشد که از اسناد رسمی یک کشور در کشور دیگر استفاده کند، باید صحت آن مدارک را سفارتخانه تأیید کرده باشد. این هم یکی دیگر از خدمات سامانه‌ی میخک است. افراد باید قبل از ارائه و استفاده از اسناد مختلف تحصیلی، درمانی، تجاری، مالی یا اسناد دیگر از مقام‌های رسمی کشور در کشور محل اقامت خود یا برعکس، این اسناد را به تأیید وزارت امور خارجه یا نمایندگی‌های خارج کشور برسانند.
برای این منظور، هم‌وطنان باید از خدمات بخش تأیید اسناد این سامانه استفاده کنند و پس از تکمیل پرسشنامه‌ها، اسناد موردنیاز را بارگذاری و ارسال کنند و با در دست داشتن کد رهگیری در مراجعه حضوری، اسناد خود را معتبر کنند.
امور حمایت‌های کنسولی و قضایی: حمایت‌های کنسولی و قضایی مواردی همچون درخواست استعلام گواهینامه، درخواست تأیید مدارک درمانی، کسب خبر، گواهی عدم‌سوء‌پیشینه و ارسال وجه را در‌بر می‌گیرد. هم‌وطنان خارج از کشور برای دریافت این خدمات هم به سامانه‌ی میخک نیاز پیدا می‌کنند.
آپوستیل: آپوستیل شیوه‌ای بین‌المللی برای تأیید اسناد رسمی و مدارک افراد کشورهای دیگر و درواقع مُهری است که به تأییدیه‌ها و سندها اعتبار می‌بخشد. این اسناد دیگر به تأیید مجدد قانونی نیازی ندارند. دریافت این گواهینامه هم یکی دیگر از خدمات سامانه‌ی میخک است که مراحل آن با ثبت درخواست در سامانه شروع می‌شود و متقاضی پس از طی مراحل و دریافت کد رهگیری، می‌تواند برای دریافت این گواهینامه به نمایندگی‌ها مراجعه کند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره‌ی هریک از این خدمات، می‌توانید فایل‌های راهنمای وب‌سایت میخک را در این آدرس مرور کنید.
ورود به سامانه‌ی میخک
سامانه‌ی میخک به آدرس https://mikhak.mfa.gov.ir/ فراهم شده است تا فرایند ارسال مدارک و بارگذاری آن‌ها به‌صورت اینترنتی انجام شود و بخشی از رفت‌و‌آمدها را برای دریافت خدمات کم کند.
مراحل انجام این خدمات با تشکیل پرونده‌ی الکترونیک شروع می‌شود و در مرحله‌ی بعدی، لازم است متقاضی فرم‌ها را پر و اسناد مرتبط را بارگذاری و برای نمایندگی مدنظر ارسال کند.
بازخوردها و اطلاع‌رسانی و نتیجه‌ی درخواست‌ها از‌طریق ایمیل برای درخواست‌کننده انجام می‌شود و سامانه‌ی میخک نوشته است که هیچ اطلاعات و سوابقی در سامانه باقی نمی‌ماند.
ثبتنام در سامانه‌ی میخک
برای استفاده از خدمات، ابتدا باید وارد شوید و پروفایل تشکیل دهید. روی دکمه‌ی ورود به سامانه کلیک کنید. در این قسمت، پست الکترونیکی و کد ملی و کد امنیتی را وارد و روی دکمه‌ی دریافت رمز‌عبور یکبارمصرف کلیک کنید. در این مرحله، وارد پست الکترونیکی‌تان شوید تا بتوانید کد یکبارمصرف را کپی و در باکس رمز‌عبور وارد کنید. پس از ورود کد امنیتی، روی ورود به سامانه با رمز یکبارمصرف کلید کنید.
در صفحه‌ای که برایتان باز می‌شود، اطلاعات هویتی خدمت‌گیرنده را با دقت وارد کنید. فیلدهایی که کادر قرمز دارند، باید پر شوند. سپس، روی صفحه‌ی بعد کلیک و اطلاعاتتان را تکمیل کنید. در صفحه‌ی بعد، اطلاعاتی که ثبت کرده‌اید، به‌نمایش درمی‌آید. اطلاعات را بررسی و در‌صورت صحیح‌بودن پس از واردکردن کد امنیتی، روی دکمه‌ی ثبت اطلاعات کلیک کنید.
پس از موفقیت‌آمیز‌بودن ایجاد پروفایل، می‌توانید در کادری که برایتان نمایش داده شده، برای ورودهای بعدی رمز‌عبور ثابت ثبت و استفاده کنید. حالا که این مراحل را طی کرده‌اید، در مراجعات بعدی می‌توانید برای دریافت خدمات سامانه‌ی میخک از‌طریق ورود به سامانه و واردکردن پست الکترونیکی و رمز‌عبور درخواستتان را ثبت کنید.
نحوه‌ی گرفتن کد رهگیری از سامانه‌ی میخک
ممکن است پس از اینکه درخواست خود را ثبت کردید، نیاز پیدا کنید که وضعیت درخواست را پیگیری کنید. برای این کار به کد رهگیری نیاز دارید.
پس از ثبت هر درخواست، اگر اطلاعات وارد‌شده صحیح باشد، رسید درخواست برای دانلود به شما ارائه می‌شود که کد رهگیری هم در آن ثبت شده است.
کد رهگیری به آدرس ایمیل شما نیز ارسال می‌شود که باید آن را هنگام مراجعه‌ی حضوری به نمایندگی برای انجام درخواستتان به‌همراه داشته باشید.
پس از اینکه کد رهگیری را با یکی از این دو روش گفته‌شده دریافت کردید، اطلاعات آن را بررسی کنید و از صحت آن‌ها مطمئن شوید.
نوبت‌دهی سامانه‌ی میخک
برای استفاده از خدمات وزارت امور‌خارجه و سفارت‌ها، می‌توانید به‌صورت اینترنتی نوبت بگیرید. پس از ورود به سایت نوبت‌دهی به این آدرس، ابتدا باید توجه کنید که درخواست شما آیا خدمات بدون کد رهگیری است یا درخواست نوبت‌دهی.
درباره‌ی خدماتی که برای آن‌ها کد رهگیری ندارید، روی خدمات بدون کد رهگیری کلیک کنید و در صفحه‌ای که برایتان نمایش داده می‌شود، تمام فیلدها را پر و روی دکمه‌ی ارسال کلیک کنید.
صفحه‌ای مشاهده می‌کنید که اطلاعاتی چون نام و نام‌خانوادگی، کد رهگیری، کد ملی، نوع درخواست و محل مراجعه شما را نوشته است.
برای نوبت گرفتن در این مرحله می‌توانید روز و زمان مدنظر خود را انتخاب و ثبت کنید تا تاریخ و ساعت مراجعه به شما نمایش داده شود.
اگرهم کد رهگیری دارید و میخواهید درخواستتان را پیگیری کنید، در صفحه‌ی اصلی پس از واردکردن کد ملی و کد رهگیری، روی دکمه‌ی درخواست نوبت‌دهی کلیک کنید. بدین‌ترتیب، می‌توانید تاریخ و درخواست و محل مراجعه خود را مشاهده کنید.
