کنترل کارکنان دور کار و اجرای صحیح مدیریت در شرایط دورکاری
با توجه به این که این روزها شرایط به گونه ای پیش می رود که 50 درصد از کارکنان به صورت دور کاری به کار خود ادامه می دهند و حدود 80 تا 90 درصد از آن ها از این بابت رضایت دارند تا فرصت های خوبی را برای ایجاد خلاقیت خود به وجود بیاورند.
با وجود رضایت کارکنان از دورکاری، اما گاها مدیریت را برای بسیاری از مدیران دشوار کرده است. مدیران ممکن است احساس کنند هیچ کنترلی بر اوضاع ندارند و کسب اعتماد از سوی کارکنان می تواند یک چالش باشد. در هر صورت این روشی ایده آل برای کار کردن است و مدیران باید خود را با شرایط سازگار کنند. اگر شما هم جزو مدیرانی هستید که می خواهید بهترین کنترل را بر کارکنان دور کار خود داشته باشید خواندن این بخش از پلاس وی را از دست ندهید.
برای مدیریت بهتر کارکنان در شرایط دورکاری
1- انتظارات تان را شفاف و واضح بیان کنید
هر کسی اولویت خاصی را در انجام کارهایش در نظر می گیرد به عنوان مثال ممکن است اولویت فردی کار "سریع" و دیگری کار"خوب و با کیفیت " باشد. با نشان دادن نمونه هایی از آنچه که انتظار دارید انجام شود، با اشتراک گذاری تقویم و برنامه زمانی مشخص برای انجام کارها، مطمئن شوید که انتظارات تان برایشان کاملا واضح است. هر چه کارکنان تان آمادگی بالاتری داشته باشند و آگاه باشند، بهتر می توانند کار خود را انجام دهند.
2- با کارکنان تان مانند افرادی که حضوری کار می کنند رفتار کنید
با افراد دورکارتان مانند افرادی که در محل کارتان هستند رفتار کنید. سعی کنید تا حد ممکن در دسترس افراد دورکارتان باشید و به یاد داشته باشید افراد داخل محل کار شما را در راهرو ها می بینند و هنگام ناهار با شما غذا می خورند و ... اما افراد دورکار این دسترسی را ندارند و می توانند احساس دور بودن کنند. در اولین فرصت به آن ها پاسخ دهید و برای افراد داخل محل کار نیز قرار ملاقات بگذارید.
3- به طور منظم از کارکنان تان کار بخواهید
به طور روزانه و منظم از کارکنان خود کار بخواهید. برای برقراری ارتباط از چندین راه استفاده کنید و سپس یک جلسه حضوری برنامه ریزی شده را تنظیم کنید. این جلسه می تواند هفتگی، ماهانه یا سالانه باشد و همچنین می تواند با یک برنامه آموزشی جذاب ترکیب شود. این تعامل مداوم به کارکنان دورکار کمک می کند تا احساس کنند در یکی از قسمت های مهم شغلی گنجانده شده اند.
4- به صورت تصاویر ویدئویی مدیریت خود را ادامه دهید
گفت و گوی چهره به چهره و دیدن طرف مقابل از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر زمانی را برای این کار تعیین نکنید و ترجیحا چهره به چهره صحبت نکنید، سکوت بین شما بسیار طولانی و خطرناک می شود به طوری که کارکنان دورکار ممکن است تعجب کنند که چگونه در حال انجام کار هستند.
5- به تیم خود اعتماد کنید
گاهی اوقات شرکت ها تمایل به پذیرش نیروی دورکار ندارند زیرا در مورد اینکه کار ها به درستی انجام می شود یا خیر؛ تردید دارند. برای مقابله با این عقیده، دستورالعمل های مربوط به کار در منزل را تنظیم کنید ازجمله اینکه ایمیل باید در عرض 24 ساعت پاسخ داده شود، از پیامک برای موارد فوری استفاده شود و هیچ تماس تلفنی در ساعات کاری برای این که اطمینان حاصل شود تا هم تیمی ها شبانه روزی کار نمی کنند گرفته نشود .
6- احساسی جامع و فراگیر ایجاد کنید
طبق گفته برخی از متخصصین در این زمینه، انجام کارها از راه دور معمولا خیلی سخت نیست. می توانید به راحتی در جلسات مجازی شرکت کنید و ارتباط خوبی را با افراد و همکاران خود در مورد کار برقرار کنید. در این دوران باید قدم های واضح و شفافی بردارید و انتطارات خود را مورد بررسی قرار دهید و فرایند انجام کار را در دست بگیرید.
7- برای ماموریت ها، ارزش ها، درآمدها و نقش ها فیلتر تعیین کنید
کارکنان دورکار غالبا از تعامل معمول فاصله می گیرند بنابراین ارتباطات هدفمند بیشتر اهمیت دارد. و همچنین با نتایجی که از موفقیت و ارزش آنها به دست می آید، در هر موقعیتی با شرایط فکری و روحی یکدیگر همسو شوید. این کار باعث می شود تا کارکنان تان انگیزه پیدا کرده و با شما طولانی تر و با بهره وری بیشتری کار کنند.
8- ابزار های قابل اطمینانی داشته باشید
اگر کارمندان دورکار نمی توانند پرونده ای را بارگزاری کنند، در تماس کنفرانسی با مشکل صدا مواجه می شوند و همواره دعوت نامه های جلسات را به دلیل خواب دریافت نمی کنند، در واقع شما در ابزارهای مورد استفاده به مشکل برخورده اید. چنانچه در پلاس وی عنوان شده است برای کسب بهترین نتیجه و همکاری عالی، روی ابزارهای قابل اعتمادی سرمایه گذاری کنید سپس فرآیند های روشنی را برای استفاده از چنین ابزاری توسعه دهید.
9- بر اهداف تمرکز کنید نه بر فعالیت ها
این که انتظارات تان را مدیریت کنید، بسیار مهم است و در هنگام جذب یک نیروی کار، روی اهداف تان متمرکز شوید. نگران کارهای انجام نشده نباشید و در عوض روی آنچه انجام می شود تمرکز کنید. سعی کنید اهداف تان را محقق سازید زیرا در غیر این صورت باید برای وضعیت موجود فکر دیگری کنید. اولویت اصلی موفقیت و اهداف است نه فعالیتی که انجام می دهید.
10- هدف مند باشید
یک نیروی دورکار را با ایجاد فضای تعاملی و ارتباط واقعی جلو ببرید. در آماده سازی و جهت دهی آنها برای ایجاد فرهنگ دورکاری هدف مند باشید. انتظارات تان را واضح و صریح بیان کنید و جلسات تیمی را با مقاصد هدف مند و فرصت های مشارکت و همکاری از راه های گوناگون رقم بزنید. رفتاری هدف مند ضروری است به ویژه زمانی که نمی توانید کارکنان خود را ببینید.
11- یک استراتژی ارتباطی ایجاد کنید
مدیریت یک تیم سازنده دورکار با یک استراتژی ارتباطی آغاز می شود. لازم است برای کارکنان خود گزارش های هفتگی و نیازهای روزانه کاری تان را شرح دهید و تعداد مناسبی را تنظیم کنید. برخی افراد با لیستی از درخواست ها و برنامه ها بهتر کار می کنند در حالی که برخی دیگر انبوه شدن درخواست ها باعث عدم تمرکزشان خواهد شد. درک آنچه ضروری است ، باعث کاهش ناکارآمدی و امکان بهره وری بیشتر می شود.
12- از انجام چند وظیفه همزمان خودداری کنید
توجه داشته باشید که از انجام چند وظیفه حین کار خودداری کنید. کنفرانس های ویدویی را به جای کنفرانس های تلفنی انتخاب کنید. کارکنان تان را تشویق کنید تا فقط به فکر کار باشند و از ایمیل و پیامک زدن به دیگری خودداری کنند. این مشکل بیشتر زمانی رخ می دهد که آن ها می خواهند کارشان را زودتر به اتمام برسانند. سعی کنید با تنظیم یک برنامه کاری مشخص کنید که چه زمان اوقات استراحت آن ها است.
13- اهداف شان را با اهداف تان پیوند بزنید
جهان به سرعت به سمت نیروی کار علاقه مند به یادگیری و پیشرفت مهارت ها در حال تغییر وجابجایی است. به یادگیری و اهداف زندگی افراد توجه کنید و در جلسات سعی کنید علایق شان را با خودتان همسو کنید. وظایف و عملکرد در اولویت بسیار بالاتر باقی می مانند.
14- برای ایجاد گروه از تکنولوژی استفاده کنید
ایجاد گروه برای توسعه نیروی دورکار بسیار مهم است. از فناوری برای ایجاد فضاهای اختصاصی مانند جشن روزهای خاص (به عنون مثال روزهای تولد)، نقاط عطف شرکت (به عنوان مثال ماه ها یا سال های خدمت) و همچنین شناخت گروه استفاده کنید. هدف مند بودن در ایجاد گروه به توسعه یک فرهنگ گروهی کمک می کند که باعث ایجاد ارتباط می شود و این می تواند منجر به افزایش بهره وری شود.
15- به طور مکرر پیوندهای نزدیک و حمایتی ایجاد کنید
با گفتگو درباره خانواده، مشترکات و عقاید مشترک با آن ها همدردی و از آن ها قدردانی کنید. تا پایان دوره مدیریت برای سرمایه گذاری در روابط با کارکنان دورکار، به صورت روزانه از ابزارهای همکاری مانند صفحات مشترک، تماس های تلفنی، چت و ویدئو با یکدیگر ارتباط برقرار کنید. با کمک و حمایت از کارکنان تان به آن ها نشان دهید بیش از آن که به عملکردشان کار داشته باشید از موفقیت های آنان خوشحال می شوید.
