تیک...تیک...تیک
از قدیم گفته‌اند که «وقت طلا است». همین ضرب‌المثل نشان می‌دهد که مفهوم زمان، از قدیم هم دغدغه آدمها بوده است. راستش را بخواهید، ما هم با این جمله خیلی موافقیم. 
اگر پول‌تان هدر برود، دوباره به‌دست می‌آید. اگر کسب و کاری از بین برود، دوباره میتوان آن را ساخت؛ اما زمان را نمی‌توان به عقب برگرداند.
یکی از بزرگترین چالش‌هایی که در زندگی و کسب و کار با آن مواجه می‌شویم، مدیریت زمان است. همیشه وقت کم می‌آوریم و با اینکه همۀ تلاشمان را هم کرده‌ایم، هنوز کارهای عقب افتاده داریم. به خصوص زمانی که می‌خواهیم با یک دست، چند هنداونه را بلند کنیم.
زمان مثل یک نیروی نامرئی در حال کنترل زندگی همۀ ما است. در ادامۀ مقاله به شما میگوییم که چطور میتوانید افسار زمان را در دست بگیرید و این بار، شما آن را مدیریت کنید.
ولی بیایید ببینیم اصلاً مدیریت زمان چیست؟
قبل از این که برویم سراغ تعریف مدیریت زمان؛ بیایید ریشه‌یابی کنیم تا بفهمیم اصلاً مشکل کمبود وقت از کجاست و چرا همیشه عجله داریم و حس میکنیم که وقت کم آورده‌ایم. ما بعد از بررسی هایی که داشتیم به نتایج زیر رسیدیم:
- هیچوقت از خودمان راضی نیستیم؛ پس فکر میکنیم باید بیشتر بدویم.
- بلد نیستیم تقسیم وظایف کنیم؛ همۀ کارها را حتماً خودمان باید انجام دهیم.
- از طرفی، «نه» هم نمی‌توانیم بگوییم؛ انگار با خودمان و بقیه رودربایستی داریم.
- بعضی اوقات به اندازه کافی زمان داریم ولی همش میگوییم: «ایشالله از شنبه»!
- هنوز یاد نگرفتیم که چطوری باید کارهایمان را اولویت بندی کنیم.
- در حل مسئله هم ناتوانیم؛ به جای اینکه مشکل اصلی را حل کنیم، وقت‌مان را صرف هیچ و پوچ میکنیم.
خب چاره چیست؟ مدیریت زمان.
مدیریت زمان یعنی چه؟
«مدیریت زمان یعنی، زمان خود را تقسیم‌بندی کنیم و به هر کار، زمان مشخصی را اختصاص دهیم.»
وقتی نتوانید زمان را به خوبی مدیریت کنید و مدام از برنامه‌ریزی‌‌هایتان عقب بمانید؛ هم کلافه میشوید و هم استرس می‌گیرید. کارهایتان به هم میریزد و هیچ کاری را به موقع تمام نمی‌کنید. حتی اطرافیان هم کم‌کم از دست‌تان عصبانی می‌شوند که هیچوقت در دسترس نیستید. چون مطمئنناً اوضاع زندگی کاری‌تان هم دست‌کمی از زندگی شخصی‌تان ندارد!
اما باید بدانید که بدون برنامه‌ریزی در هیچ کدام از این‌‌ها موفق نخواهید بود، زیرا با نظم بخشیدن به کارها میتوان مسیر رشد را سریع‌تر طی کرد. حالا فرقی ندارد صاحب کسب و کار هستید یا عضوی از آن؛ به هر حال باید طبق برنامه‌ریزی پیش بروید.
خب، خبر خوش آن است که مدیریت زمان، یک مهارت است و با تمرین و تلاش به دست می‌آید. در مسیر یادگیری این مهارت، باید هوشمندانه هدف‌گذاری کنید، اولویت‌بندی را فراموش نکنید، از مدیریت زمان و برنامه‌ریزی دست نکشید و از همه مهم‌تر، به همتیمیهای خود اعتماد داشته باشید و تقسیم وظایف کنید.
در ادامۀ مقاله از اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار بیشتر صحبت خواهیم کرد. روشهای مدیریت زمان را یاد می‌گیریم و چند پیشنهاد فوق‌‌العاده هم برایتان داریم.
چرا مدیریت زمان در کسب و کار مهم است؟
دلیل این همه تأکید روی مدییرت زمان برای آن است که بتوانید از ساعات کاری خود نهایت استفاده را ببرید، تا هم کسب و کارتان رشد کند و هم مجبور نباشید «راه‌های ایجاد تعادل بین کار و زندگی فردی» را گوگل کنید. در این قسمت باهم، 6 دلیل پر اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار را بررسی میکنیم.
عملکرد بهتری دارید
با برنامه‌ریزی روزانه میتوانید برای کارهای مهم خود وقت بیشتری بگذارید، دید بهتری نسبت به هر کار پیدا کنید و متوجه شوید که هر کار چقدر زمان می‌برد.
کارتان را به موقع تحویل می‌دهید
اسم دِدلاین که می‌آید، یاد آن روزهای آخر تحویل پروژه می‌افتیم که مجبوریم شبانه‌روز با استرس کار کنیم تا به موقع کار را تمام کنیم؛ اما مدیریت درست زمان باعث می‌شود با الویت‌بندی و زمان‌بندی هر کار را در وقت معیّن خودش انجام دهیم.
برای مثال اگر تا پایان ماه برای تحویل پروژه فرصت دارید، مدیریت زمان به شما کمک میکند که کارهایتان را حتی پیش از آن تاریخ تمام کنید.
استرس‌تان کمتر است
اضطراب و نگرانی، بخش جدانشدنی هر کسب و کاری است؛ به خصوص اگر لیست بلند بالایی از پروژه‌‌های انجام نشده روبروی خود داشته باشیم. مدیریت زمان در کسب و کار، به شما کمک میکند تا بهتر برنامه‌ریزی کنید و خیال‌تان از بابت کار راحت باشد.
فرصتهای شغلی برایتان ایجاد می‌شود
مدیریت زمان در زندگی کاری باعث می‌شود که افراد بیشتری در محل کار به شما اعتماد کنند. به فردی تبدیل میشوید که کارهایش را در زمان معین و به بهترین نحو ممکن پیش می‌برد. چه چیزی بهتر از این که آدم به خوش قول بودن معروف باشد؟ مطمئنناً مهارت مدیریت زمان، فرصتهای شغلی زیادی را برایتان به همراه خواهد آورد.
اعتماد به نفس‌تان بالا می‌رود
لحظه‌ای که کاری را تمام می‌کنید و آن را از لیست‌تان خط می‌زنید، احساس غرور نمی‌کنید؟ وقتی هر روز با موفقیت لیست کارهای روزانه‌تان را تمام کنید، به مرور زمان اعتماد به نفس‌تان بالا می‌رود و انگیزه می‌گیرید.
کیفیت کارتان بیشتر می‌شود
به کارگیری روشهای مدیریت زمان، درست مثل رانندگی است که پس از مدتی در آن حرفه‌ای میشوید و بی آنکه حواستان باشد، ساعت‌ها رانندگی می‌کنید. برای مثال، فرض کنید که قبل از جلسۀ ساعت 6 عصر، یک ربع زمان دارید. پس مانند حرفه‌ای ها، به جای شروع کردن یک کار زمان‌گیر، چندین کار کوچک را انجام می‌دهید و با خیال راحت به جلسه خود می‌رسید.
بهترین روشهای مدیریت زمان در کسب و کار
خب، حالا که کامل درک کردیم کنترل زمان چقدر می‌تواند در کسب و کارمان تاثیرگذار باشد، ببینیم چطور باید زمان را مدیریت کنیم. در ادامه چند راه حل به شما معرفی میکنیم که می‌تواند کمکتان کند. به جز این روش‌ها، پیشنهاد میکنیم مطالعه کنید، کتاب‌های مفیدی در سراسر دنیا به دست کارآفرین‌ها و نویسنده‌های بزرگ نوشته شده‌اند که می‌تواند به شما در مسیر مدیریت زمان کمک کند! ما امکان دسترسی به این کتاب‌ها را در ۳۶۵ بوک برایتان فراهم کرده‌ایم، آن هم به صورت صوتی! در ۳۶۵ بوک تا یک سال هر روز خلاصه صوتی یک کتاب را با موضوع‌های مختلفی همچون توسعه فردی، مدیریت، کسب و کار، بازاریابی و غیره منتشر میکنیم؛ در واقع می‌خواهیم تا ۳۶۵ روز همراه هم باشیم و در پایان یک سال، کلی مهارت جدید کسب کنیم و زندگی شخصی و کاری خودمان را متحول کنیم. پیشنهاد میکنیم در ۳۶۵ بوک به جمع ما بپیوند :)
حالا بریم سراغ روشهای مدیریت زمان:
روی هوا برنامه‌ریزی نکنید، حتماً بنویسید
یکی از مخرب‌ترین کارها آن است که بدون آنکه اهداف روزانه خود را بدانید، وارد شرکت شوید. بی‌نظمی جلوی پیشرفت شما را می‌گیرید و فقط وقت شما را تلف خواهد کرد. بر اساس اولویت‌هایتان یک چک لیست بنویسید و مشخص کنید که در هر ساعت می‌خواهید چه کاری انجام دهید.
پیشنهاد می‌دهیم برای کارهایتان یک ساختار ثابت داشته باشید. مثلاً، شاید بهتر باشد شنبه‌ها را به تماس‌های تبلیغاتی اختصاص دهید، یکشنبه‌ها به مسائل مالی رسیدگی کنید، صبح‌ها ایمیل‌هایتان را چک کنید و عصرها استراتژی مارکتینگ بنویسید. تعیین این ساختار شما را از سردرگمی نجات می‌دهد و راحت‌تر به کارهایتان می‌رسید.
چه چیزی حواستان را پرت میکند؟
حواستان را جمع کنید که حواستان پرت نشود! کاملاً واضح است که این حواس پرتی‌‌ها حسابی وقت‌مان را هدر می‌دهند. یکی از شایع‌ترین دلایل حواس پرتی، گوشی موبایل، شبکههای اجتماعی و همکاران پرحرف هستند.
تحقیقات مجله‌ی Telegraph نشان می‌دهد که کارمندان هر شرکت در طول سال حدود 759 ساعت وقت تلف می‌کنند. اولین قدم آن است که این عوامل را شناسایی کنید و هرجور شده جلوی آنها را بگیرید.
روی یک کار تمرکز کنید
چرا فکر می‌کنید کسانی که می‌توانند چند کار را به صورت همزمان انجام بدهند، آدمهای خفن‌تری هستند؟ برخلاف چیزی که بیشتر آدمها تصور می‌کنند، تمرکز روی یک کار خیلی بیشتر جواب می‌دهد. وقتی چندین پروژه را به طور همزمان شروع می‌کنید، معمولاً همه‌شان نصفه کاره رها می‌شوند.
کمی استراحت هم بد نیست
در داستان معروف ارشمیدس می‌خوانیم که پادشاه از او میخواهد راهی پیدا کند که بتوان طلای اصل را از غیر اصل تشخیص داد. او پس از روزها تلاش و کار به نتیجه‌ای نرسید و با اصرار همسرش تصمیم گرفت کمی استراحت کند و به خزینه (حمام) برود. درست لحظه ای که وارد آنجا شد، آب خزینه بالا آمد و ارشمیدس جواب سوالش را پیدا کرد.
گاهی اوقات کمی استراحت لازم است و در واقع عملکرد شما را نیز بالاتر می‌برد. یادتان باشد که ذهنتان هم درست مثل بدن‌تان به استراحت نیاز دارد.
ماتریس آیزن‌هاور (خوراک اولویت‌بندی)
وقتی بخواهیم کارهایمان را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت‌بندی کنیم به ماتریس زیر می‌رسیم:
حالا بیایید رنگ به رنگ پیش برویم ببینیم در این ماتریس چه خبر است.
سبز: کارهایی را که ضروری هستند و نهایتاً امروز یا فردا باید تمام شوند را در این قسمت اولویت‌بندی میکنیم. مانند وقتی که کل تیم منتظر امضای شما هستند تا پروژۀ جدید را استارت بزنند.
آبی: کارهایی که مهماند، اما آن‌قدرها هم فوری نیستند. این قسمت برای کارهایی است که باید در تقویم خود یادداشت کنید تا در روزهای آینده به آنها برسید. مثلاً فرض کنید می‌خواهید دوباره ورزش کردن را شروع کنید؛ پس در تقویم خود می‌نویسید که روز سه‌شنبه باید در باشگاه ثبت‌‌نام کنید.
افرادی که همیشه در مدیریت زمان موفق بوده‌اند، عاشق این قسمت از ماتریس‌اند. آنها در این مرحله کارهای مهمی که عجله‌ای برای انجامشان نیست را از فوری‌ها تفکیک می‌کنند و زمانی را در آینده به این کارها اختصاص می‌دهند.
زرد: کارهایی که فوراً باید انجام شوند، اما آن‌قدرها هم مهم نیستند. یعنی اگر به زمانی/فرد دیگری موکول‌شان کنیم، هیچ مشکل خاصی ایجاد نمی‌شود. البته باید حواستان باشد که آنها را به کل فراموش نکنید!
برای مثال تصور کنید قبل از یک جلسۀ مهم، یکی از دوستان‌تان زنگ می‌زند و از شما میخواهد که لطفی در حق‌اش بکنید (خیلی هم عجله دارد). در این شرایط میتوانید فرد دیگری را به او پیشنهاد دهید یا راه و چاه را به او بگویید تا خودش آن مشکل را حل کند.
قرمز: کارهایی که اصلاً نباید انجامشان دهید. این قسمت از ماتریس به شما کمک میکند تا کارهایی که اصلاً نباید برایشان زمان بگذراید را تشخیص دهید. اینجا باید عادت‌های بد خودتان را کشف کنید و دیگر انجامشان ندهید. مانند غرق شدن در اینترنت یا بیش از حد بازی کردن. این کارها معمولاً دلایل کمبود وقت برای قسمت سبز و آبی هم هستند.
با استفاده از این ماتریس، هنر اولویت‌بندی را به خوبی یاد می‌گیرید؛ اما سوالم از شما این است که چطور روی یک کار تمرکز کنیم؟ تا اینجای مقاله چند بار ذهنتان پرید و دوباره برگشتید؟ در ادامه باهم یادمی‌گیریم که چجوری ذهنمان را کنترل کنیم.
قانون گوجه فرنگی دیگر چیست؟
قانون عجیبی است نه؟ کسی که این قانون را کشف کرده، نام آن را از تایمر گوجه‌فرنگی شکل آشپزخانه‌اش برداشته است.
در این قانون باید تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنیم و هر 25 دقیقه را به یک کار اختصاص دهیم. سپس 5 دقیقه استراحت کنیم و کار بعدی را استارت بزنیم. با استفاده از این قانون، یادمی‌گیریم که وقتی کاری را شروع میکنیم، فقط روی همان کار تمرکز کنیم و ذهن خود را درگیر کار بعدی نخواهیم کرد. حتماً در هفته چند بار از این قانون استفاده کنید و خودتان نتیجه‌اش را ببینید.
بدون ایجاد تعادل، کار از کار پیش نمی‌رود
تمام مدیرانی که نمی‌توانند زمان خود را مدیریت کنند، در یک چیز مشترک‌اند. آنها بلد نیستد در هیچ کاری تعادل داشته باشند. برای مثال، اکثر آنها یا فقط در اینترنت به دنبال ایجاد نتوورک هستند؛ یا فقط روی کارمندان خود زوم می‌کنند. در صورتی که هر دو به یک اندازه مهماند و نباید فقط به یکی از آنها پرداخت.
از تکنولوژی فرار نکنید
قدرت تکنولوژی را نباید دست کم گرفت. شاید شنیده باشید که استیو جابز کمپانی اپل را در پارکینگ یک خانه راه‌اندزی کرد؛ اما از همان زمان و با امکانات کمی که داشت، بازاریابی شبکههای اجتماعی‌اش را بسیار پرقدرت پیش‌می‌برد.
اصلاً تکنولوژی و نرمافزارهای مختلف می‌آیند تا کار را برای ما آسان‌تر کنند. اپلیکیشن‌‌ها، نرم‌افزارها، برنامه‌ها و سرویس‌‌های آنلاین زیادی هستند که میتوانید کارهای سخت و زمان‌بر را به عهده‌‌ی آنها بگذارید. مثلاً میتوانید مسائل مالی کسب و کار خود را با استفاده از نرمافزارهای حسابداری پیش ببرید و زمان اضافه‌تان را به دیجیتال مارکتینگ، استراتژی نویسی، توسعه محصول یا حتی به سفر و خوش گذرانی اختصاص دهید.
در ادامه مقاله، باهم نرمافزارهای مدیریت زمان را بررسی میکنیم تا بفهمیم چرا آدمهای موفق انقدر سرعت‌شان از ما بیشتر است.
آشنایی با نرمافزارهای مدیریت زمان
حالا که دیگر در استفاده از تکنولوژی، هیچ چون و چرایی نمانده، می‌خواهیم به سراغ نرمافزارهای مدیریت زمان برویم. اگر شما هنوز از این نرم‌افزارها استفاده نمی‌کنید، از بقیه 5-هیچ عقب هستید.
دراپ‌باکس (Dropbox) – جابهجایی و ذخیره فایلهای بزرگ
خیلی نرم‌افزار ها هستند که میتوانید با آنها فایلهای بزرگ خود را از کامپیوتر خود به سیستم‌های دیگر انتقال دهید؛ اما دراپ‌باکس هم مجانی است و هم راحت. با این برنامه، کلی در زمان صرفه جویی می‌کنید و هرکجا که باشید به فایل‌هایتان دسترسی دارید.
ترلو (Trello) – تمام پروژه‌‌هایتان جلوی چشم‌تان است
ترلو یک ابزار خیلی محبوب برای زیر نظر داشتن پروژهها است. در ترلو میتوانید برای هر پروژه یک کارت ایجاد کنید و آن را مرحله به مرحله زیر نظر بگیرید. اینجوری افراد تیم در جریان روند کارها قرار می‌گیرند و هماهنگی بیشتری بین آنها شکل می‌گیرد.
تو دو ایست (Todoist) – با خیال راحت برنامه‌ریزی کنید
این برنامه یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی آنلاین است که میتوانید در آن کارهای خود را اولیت‌بندی کنیم و به هرکار ساعت و تاریخ مشخصی را اختصاص دهیم.
اور نوت (EverNote) – دیگر هیچ ایده‌ای از ذهنتان نمی‌پرد
اور نوت یک نرم‌افزار رایگان است که به شما کمک میکند تا ایده‌های خود را در قالب متن، عکس و فایل صوتی در آن ذخیره کنید. همچنین میتوانید که جلسات، سخنرانی‌ها و مصاحبه‌‌های خود را با آن ضبط کنید؛ چک‌لیست بسازید و فایل صوتی یا متنی به آن اضافه کنید و با همتیمیهای خود به اشتراک بگذارید.
گوگل درایو (Google Drive) – چند نفری روی یک شیت کار کنید
گوگل درایو خیلی به درد جابهجایی فایلهای بزرگ نمی‌خورد، اما در عوض بهترین ابزار برای ساخت داکیومنت‌‌ها و شیت‌‌های آنلاین است. این فایل‌ها روی فضای ابری ذخیره می‌شوند؛ یعنی دیگر لازم نیست نگران این باشید که یک دفعه نرم‌افزارتان از کار بیفتد و هرچه نوشته بودید بپرد. همچنین میتوانید با همتیمیهای خود همزمان روی یک شیت یا داکیومنت کار کنید و تعامل بیشتری داشته باشید.
گوگل کلندر (Google Calendar) - حتی اگر بخواهید هم یادتان نمی‌رود
گوگل کلندر یا همان تقویم گوگل، ابزاری بسیار کاربردی برای برنامه ریزی روزانه است. این ابزار ویژگی‌های مختلفی دارد که فقط کافی‌است یک حساب گوگل داشته باشید تا از آنها استفاده کنید. برای مثال، اگر بخواهید با فردی جلسه بگذارید، کافی ایست این رویداد را برای خودتان و او در گوگل کلندر ایجاد کنید تا در تقویم هر دو شما ثبت شود.
با این نرمافزارهای مدییرت زمان میتوانید از قدرت تکنولوژی به نفع خود استفاده کنید و این بار شما از رقیب‌هایتان جلو بیفتید.
معرفی بهترین کتاب‌های مدیریت زمان
راستش از نظر ما همیشه یک کتاب خوب می‌تواند کار 100 تا معلم اخلاق و سخنران انگیزشی را بهتر از خودشان انجام دهد. بنابراین کتاب‌های زیر را معرفی کردیم تا به کمک آنها بتوانید مشکل مدیریت زمان را حل کنید. پس اگر دنبال کتابی هستید که در مدیریت زمان مسیر واضح تری را برایتان ترسیم کند، پیشنهادهای ما را از دست ندهید.
هفت عادت مردمان موثر – استفان کاوی (Stephen Covey)
نویسنده در این کتاب بیشتر روی پیدا کردن اهداف و اویت‌بندی تمرکز میکند. او به شما یک دید کلی می‌دهد تا متوجه شوید چطور میتوانید کارامدتر و مؤثرتر عمل کنید.
به انجام رساندن کارها – دیوید آلن (David Allen)
برعکس کتاب قبلی، دیوید آلن در این کتاب از در جزئیات وارد می‌شود و به ما راهکارهای عملی و موثری را معرفی میکند که در برنامه‌ریزی روزانه کمک‌مان می‌کنند. او میگوید: «ذهن شما برای ایده‌پردازی است، نه سیاه‌چالۀ ایده‌ها». همچنین در مورد مدیریت زمان، سه رویکرد متفاوت دارد که باعث بهبود عملکرد ما می‌شوند.
اصل‌گرایی – گرگ مک‌کئون (Greg McKeown)
مک‌کئون یه جایی در این کتاب میگوید: «به جای اینکه کارهای بیشتری را تمام کنید؛ کارهای مهم‌تر را زودتر تمام کنید». خب این یعنی اولویت‌بندی یا همان «اصل‌گرایی» که عنوان کتاب هم هست. این کتاب به ما هنر نه گفتن را خیلی خوب یاد می‌دهد؛ چون گاهی حتی لازم است به بعضی از پروژهها هم نه بگوییم!
قدرت عادت – چارلز داهیگ (Charles Duhigg)
می‌دانستید که عادت‌‌‌ها به سه بخش تقسیم می‌شوند؟
- جرقۀ اولیه
- تکرار عادت
- بازخورد عادت
نویسنده توضیح می‌دهد که برای ترک عادت، تنها لازم است روی تکرار عادت تمرکز کنید وه بباقی بخش‌ها کاری نداشته باشید. حالا انشالله از شنبه که قرار است متحول شوید :)، حواستان باشد که این کتاب خیلی خوب می‌تواند کمکتان کند.
شما دیگر آن آدم سابق نیستید
در این مقاله فهیمیدیم که مدیریت زمان دقیقاً یعنی چه و از دلایل اهمیتش هم گفتیم. کلی کتاب و نرم‌افزار معرفی کردیم که زندگی را برایمان آسان‌تر می‌کنند. متاسفانه «ساعت برنارد» در دنیای واقعی بدرد ما نمی‌خورد؛ پس باید بهترین استفاده را از زمان خود ببریم تا دیگر هیچ وقت نگوییم: «ای کاش می‌شد زمان را به عقب برگردانم.»
