اگر در هر شرایطی از زندگی نمی توانید به موفقیت برسید، قطعا با مدیریت زمان می توانید به هدف خود برسید که لازمه آن نیز رعایت چند نکته کاربردی می باشد.
بررسی اهمیت مدیریت زمان و ترفندهای موفقیت در آن
مدیریت زمان چیزی است که در همه زمینه های زندگی به آن نیاز داریم و نقش عمده ای در شغل، توانایی ما در رسیدن به اهداف شخصی و تعادل مورد نیاز بین کار، استراحت و زندگی دارد به همین دلیل بسیاری از افراد مایلند مهارت های مدیریت زمان خود را ارتقا دهند. در این بخش از سبک زندگی نمناک به اهمیت مدیریت زمان و تکنیک های آن می پردازیم.
اهمیت مدیریت زمان
هر شخصی اهمیت مدیریت زمان را میدانید و با رعایت آن به درک کامل آن خواهد رسید، اصلی ترین موارد مطرح در اهمیت و مزایای مدیریت زمان شامل:
کاهش استرس
همانطور که همه ما می دانیم ،استرس برای سلامت بدن مضر است و در واقع ، می تواند منجر به شرایط مرگباری شود بنابراین، همه ما باید گام هایی برداریم تا میزان استرس را به حداقل برسانیم که یکی از بهترین راه ها برای این کار مدیریت زمان است.
اگر زمان خود را به طور مناسب مدیریت کنید، دیگر نگران مهلت تعیین شده برای اتمام یک پروژه یا مقاله نخواهید بود زیرا هر روز کمی روی آن کار می کنید تا در زمان مناسب مقاله یا پروژه را ویرایش کنید.
کارآمدی بهتر
وقتی زمان خود را مدیریت کنید، ممکن است متوجه پیشرفت سریعتر کارها شوید و کاری تولید کنید که از کیفیت بالایی برخوردار است. مثلا:پروژه ای دارید و هر هفته یک ساعت را برای تکمیل بخشی از آن اختصاص می دهید. این بدان معناست که اگر بخشی از پروژه ای را که در شب کار می کردید کمی زود به پایان برسانید، می توانید باقی مانده آن ساعت را به قسمت دیگری از پروژه اختصاص دهید که هنوز قصد شروع آن را ندارید.
آموزش نظم
مطمئناً، همه ما می گوییم که قرار است هر روز تا پایان مهلت تعیین شده روی پروژه بزرگی کار کنیم، اما بیشتر اوقات اینطور نیست و مواردی پیش می آید که مجبور هستیم فردا دو برابر وقت را به پروژه اختصاص دهیم در حالی که روز بعد هم ممکن است فرصت از دست برود به همین دلیل به مدیریت زمان نیاز داریم تا هر روز وقت معینی را به کار مورد نظر اختصاص دهیم و به این ترتیب نظم و انضباط را یاد بگیریم.
نیاز به اوقات فراغت
همه ما به اوقات فراغت و استراحت نیاز داریم بنابراین بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که بعد از رسیدن به تمام اهداف برای مدتی از آن فاصله بگیرید.مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد که بودجه بندی زمان انجام دهید.
احساس انرژی بیشتر
دلایلی مختلفی برای اثبات این ادعا وجود دارد که مدیریت زمان باعث افزایش انرژی می شود. مثلا :وقتی برای پایان دادن به یک پروژه در تمام ساعات شب بیدار نمی مانید، بیشتر می خوابید و خواب بیشتر موجب سلامتی بهتر و سطح انرژی بالاتر می شود همچنین دانستن اینکه پروژه به موقع یا زودتر از موعد انجام می شود نه تنها یک تسکین بزرگ است، بلکه با تحریک ترشح اندورفین می تواند شما را فوق العاده خوشحال کند.
بهبود مهارت های دیگر
برای اینکه بتوانید زمان را با موفقیت مدیریت کنید، باید صبور و ثابت قدم باشید. این مهارت ها ممکن است فوراً به سراغ شما نیایند، اما اگر می خواهید از وقت خود به طور موثر بهره ببرید، باید روی آنها کار کنید. ممکن است تمایل نداشته باشید هر روز یک ساعت برای کار روی پروژه وقت بگذارید و ممکن است در ابتدا اختصاص دادن وقت برایتان مشکل باشد اما بعد از اینکه این کار را بارها و بارها انجام دادید، می بینید که بسیار راحت و کارآمد است.
گفته می شود 21 روز طول می کشد تا یک عادت جدید شکل بگیرد و اگر بعد از 21 روز توانستید همان فعالیت را ادامه دهید ، یک عادت مثبت درون خود ایجاد کرده اید.
قدر دانی از زمان
اگر زمان را مغتنم بشماریم هرگز آن را صرف کارهای بیهوده نمی کنیم و بهتر می توانیم مدیریت زمان را انجام دهیم. هر کسی به اجبار کارهایی را انجام میدهد که از آنها لذت نمی برد و این بخشی از زندگی است. بیشتر چیزهایی که از آنها لذت نمی بریم حول کار یا مدرسه می چرخند، اما وقتی در چیزهایی که از آنها لذت نمی بریم سرآمد هستیم، آن چیزها راه را برای ما هموار می کند تا وقت بیشتری را صرف انجام کارهایی کنیم که دوست داریم.
تکنیک های تقویت مهارت مدیریت زمان
مدیریت زمان چیزی است که در همه زمینه های زندگی به آن نیاز داریم و نقش عمده ای در توانایی ما در رسیدن به اهداف شخصی و تعادل بین کار، زندگی دارد. بسیاری از افراد مایلند مهارت های مدیریت زمان خود را ارتقا دهند و خوشبختانه کار روی این مهارت های بنیادی می تواند شما را در مسیر درست قرار دهد.
برای شناخت مهم ترین ترفندهای مدیریت زمان سری به مطلب " تکنیک طلایی افراد موفق برای مدیریت زمان " بزنید .
هدف گذاری
یکی از مهمترین بخش مدیریت زمان این است که بدانید چطور باید توجه خود را برای انجام یک کار معطوف کنید اما، قبل از انجام این کار باید دقیقاً بدانید در تلاش هستید چه کاری را انجام دهید. بدون داشتن یک هدف مشخص، تمرکز یا یافتن منابع مورد نیاز دشوارتر خواهد بود.
وقتی برای اولین بار هدف گذاری را شروع می کنید، اغلب وسوسه انگیز است که به دنبال هدف بزرگ باشید. با این حال، باید به یاد داشته باشید که هرچه هدف بزرگتر باشد به تلاش بیشتری نیاز دارد که بالقوه تحقق آن را دشوارتر می کند. سعی کنید هدف خود را به بخش های کوچک تقسیم تا در طول مسیر موفقیت را احساس کنید.
برنامه ریزی
یکی از بخش های اصلی مهارتهای مدیریت زمان برنامه ریزی ست زیرا پایه و اساس این است که دریابید چگونه می توان کاری را در یک زمان مشخص انجام داد. برنامه ریزی به ما کمک می کند تا از طریق مشکلات، مرتب سازی ایده ها، دستیابی به اهداف و موارد دیگر کار کنیم بنابراین به خاطر داشته باشید، برخی از استراتژی های برنامه ریزی بهتر از سایر راهکارها عمل می کنند. هرچه بیشتر برنامه ریزی کنید، مدیریت زمان راحت تر صورت می گیرد.
سازماندهی
بدون دانستن چگونگی سازماندهی، نمی توانید مهارت مدیریت زمان را انجام دهید. با مرتب سازی محیط اطراف مثل میز کار، دفتر یا اتاق خواب تان شروع و از اشیا اطراف خود فهرست برداری کنید و بلافاصله از هرچیزی که استفاده نمی کنید را کنار بگذارید.
در صورت استفاده بیشتر از یک شی آن را نزدیکتر و در دسترس تر قرار دهید. هنگامی که فضای اطراف خود را مرتب کردید، می توانید این ایده را در سایر حوزه های زندگی خود بکار گیرید. به عنوان مثال، افکار خود را بنویسید و قرار ملاقات ها، تاریخ های مهم خود را روی تقویم درج کنید.
الویت بندی
هر فردی می تواند کارهای خود را اولویت بندی کند. این بدان معنی است که کارها به ترتیب خاصی انجام می شود و افرادی که مهارت مدیریت زمان ندارند، اغلب نمی دانند چگونه این وظایف را به گونه ای تنظیم کنند که برای آنها مفید باشد. اگر قصد انجام کاری را دارید، مهم است آن را به منطقی ترین شکل ممکن انجام دهید.
چند استراتژی مختلف وجود دارد که افراد از آنها برای اولویت بندی استفاده می کنند. برخی ابتدا ساده ترین کار را انجام می دهند، برخی دیگر وظایف را از مهمترین به کم اهمیت ترین رتبه بندی می کنند. هنگام تصمیم گیری فاکتورهای زیادی باید در نظر گرفته شود. دشواری، زمان لازم برای انجام کار و میزان تلاش برای کار همه نقش مهمی دارند.
صرف نظر از روشی که استفاده می کنید، نوشتن اطلاعات در لیست کار مفید است. این استراتژی افکار شما را سازماندهی و به شما کمک می کند تا گام های خود را فراموش نکنید. سازماندهی وقت به کارآمدترین شکل در مدیریت زمان اهمیت زیادی دارد.
مسئولیت پذیری
اهداف و برنامه ها مهم هستند، اما درنهایت، در صورت عدم تحقق هیچ کاری انجام نمی دهند (یا مهارت مدیریت زمان را ایجاد نمی کنند). نمونه بارز فردی که مهارت مدیریت زمان ضعیفی دارد، این است که همیشه در مراحل آماده سازی یک کار باقی می ماند، بدون اینکه واقعاً کاری انجام دهد به همین دلیل مسئولیت پذیری افراد اهمیت زیادی دارد.
دانستن نقاط ضعف و قوت
دانستن نقاط ضعف و قوت برای تسلط بر مهارت های مدیریت زمان ضروری است. اگر دائماً کارهایی را انجام دهید که به درد تان نمی خورد، دستیابی به موفقیت برایتان بسیار دشوارتر خواهد بود.
چند لحظه را به مرور نقاط ضعف و قوت خود اختصاص دهید و آنها را در یک لیست بنویسید. این روش به شما در پیدا کردن ابزار کمک می کند تا بتوانید برای سهولت کارها از آنها استفاده کنید و علاوه بر توانایی، موارد مورد علاقه را در نظر بگیرید.
نه گفتن
یکی از بزرگترین بخش مدیریت زمان واقع بین بودن در مورد کاری است که می خواهید انجام دهید اما قادر نیستید. گاهی اوقات، "نه" گفتن به خود یا شخص دیگری نیاز است. وقتی نمی توانیم به خودمان "نه" بگوییم ، غالباً در انجام کارهای مهم معطل می شویم و هرچه کار را به تعویق بیندازیم ، زمان کمتری برای انجام آنها داریم.
درخواست کمک
اگرچه کارهای زیادی برای ساخت مهارت های مدیریت زمان انجام می شود، اما لازم نیست آنها را به تنهایی انجام دهید. در واقع، یک بخش اصلی مهارت های مدیریت زمان، دانستن این است که چه موقع باید از دیگران کمک بگیرید.
