12 ماه پیش / خواندن دقیقه

عوامل و مشکلات کاهش دهنده بهره وری ما

5 مشکل وجود دارد که می تواند مانع پیشبرد فعالیت های ما شود که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم داشت.

مشکلاتی که بهره وری ما را کاهش میدهند

گاهی در زمینه پیشبرد فعالیت ها و افزایش بهره وری از کارهایی که انجام میدهیم مشکلاتی به وجود می آیند که باعث کاهش بهره وری ما میشنود . گاهی اوقات کارهای زیادی انجام می دهید، اما در واقع کار خاصی انجام نداده اید این نشانگر وجود مشکلی است که کارایی و بهره وری شما را کاهش داده است . پنج مشکل بر سر راه افزایش بهره وری وجود دارد که موجب کاهش کارایی و بهره وری میشود که ما در اینجا به آنها اشاره میکنیم.

اکثر ما روز خود را با این ذهنیت شروع می کنیم که قرار است کارها و وظایفی را به انجام برسانیم. گاهی به دلایل مختلف، از تنبلی گرفته تا به تعویق انداختن، درصد زیادی از کارهای ما انجام نمی شود و همین امر باعث می شود که احساس بدی نسبت به خود پیدا کنیم. در این مطلب به بررسی ریشه های این موضوع پرداخته ایم. در ادامه با ما همراه باشید.

چطور می توانید کارآیی خود را بهبود دهید؟ پاسخ واضح است؛ هدفی تعیین کنید، طرحی برای آن در نظر بگیرید و آن را عملی کنید. البته همه ی ما می دانیم که این ایده ی خوبی است اما به همان اندازه مطمئن هستیم که در مورد ما چیزی را عوض نخواهد کرد! مانند وقتی که بوکسوری را در رینگ مبارزه می بینیم و از دور تشویقش می کنیم تا حریف را ناک اوت کند.

برخی از مشکلات مانع پیشبرد فعالیت ها میشوند

اجازه دهید سوال را طور دیگری مطرح کنیم:چه عواملی باعث می شود که تلاش مفید نداشته باشید؟ شاید با پاسخ به این سوال بتوانیم مشکلات را شناسایی کرده و به دستاوردهای بهتری برسیم. در مجموع 5 مشکل وجود دارد که می تواند مانع پیشبرد فعالیت های ما شود که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم داشت.

مشکل 1:نداشتن اولویت بندی

گاهی اوقات کارهای زیادی انجام می دهید، اما در واقع کار خاصی انجام نداده اید. "من وقت ندارم" دروغی است که اکثر ما به آن عادت کرده ایم. همه ی ما 24 ساعت در روز زمان داریم. پس به جای "وقت ندارم" باید بگوییم:"این کار در اولویت من نیست."

در اینجا لازم است که کمی واقع گرایانه یا حتی بدبینانه به موضوع نگاه کنیم. این سوال را از خود بپرسید که آیا تمام کارهای لیست وظایف خود را انجام می دهید؟ طبیعتا پاسخ منفی است. از این رو می توان گفت اکثر مواقع، بعضی کارها از قلم می افتند. واقعیتی که بهتر است آن را قبل از هر چیز بپذیریم.

پس بهتر است سوال خود را این گونه مطرح کنیم:"انجام کدام کارها اهمیت دارد؟" قانون 80/20 را همه شنیده ایم که می گوید 80 درصد نتایج کارهای ما مربوط به 20 درصد فعالیت هایی که انجام می دهیم هستند. پس چنانچه بتوانیم این 20 درصد را به بهترین روش ممکن انجام دهیم، تحولات فوق العاده ای در برنامه های خود ایجاد خواهیم کرد.

نداشتن اولویت در کارها مانع پیشبرد کارها میشود

و اینجا است که تعلل کردن می تواند کارگشا باشد. "پاول گراهام" در این خصوص می گوید:سه نوع تعلل در انجام کارها وجود دارد:در نوع اول می توانید انرژی خود را مطوف به انجام کاری کنید که هیچ اهمیتی دارد. در نوع دوم کار مورد نظر اهمیت کمی دارد و در نوع سوم از اهمیت بالایی برخوردار است. تعلل نوع سوم بهترین حالت به تعویق انداختن است. فیلم "پرفسور حواس پرت" (absent-minded professor) درباره ی استاد دانشگاهی است که کارهای روزانه ی خود مانند اصلاح صورت، خوردن غذا و حتی مقصدی که می رود را فراموش می کند چرا که ذهنش معطوف سوالات جالبی است. از این رو توجهی به دنیای روزمره ندارد و تمام حواسش را روی کار خود متمرکز می کند.

این حالت مثالی از تعلل نوع سوم است که در آن افراد با به تعویق انداختن کارهای جزئی روی مسائل مهم تر دقیق می شوند.البته در اینجا بحث با اهمیت و بی اهمیت مطرح نیست. بلکه اهمیت، یک معنای نسبی دارد. آیا کار X مهم ترین کاری است که باید انجام دهید؟

حال این پرسش پیش می آید که چطور این راهکار را پیاده سازی کنید. پرفسور "کال نیوپورت" از دانشگاه جورج تاون واشنگتن راه حل هوشمندانه ای را پیشنهاد می دهد؛ فرض کنید قرار است ساعت 5:30 (یا هر ساعت دیگری) به منزل بروید. پس باید طوری برنامه ریزی کنید که تمام کارهای شما در این بازه ی زمانی انجام شود. چرا که با محدود کردن زمان خود، دیگر نمی توانید خوش بین باشید و بهتر می توانید اولویت های خود را تعیین کنید.

مشکل 2:نبود فضای مناسب

نتایج تحقیقات نشان داده است که کار کردن در محیط های باز اداری که هیچ گونه پارتیشن بندی در آن وجود ندارد، فاجعه است و میزان کارآیی در این گونه فضاهای کاری به حداقل می رسد. دلیلش هم واضح است؛ حواس پرتی کارکنان. تحقیقات صورت گرفته در مورد برنامه نویسان کامپیوتر، نشان داده است که کارآمدترین اعضای این گروه در یک نکته وجه اشتراک داشته اند که ارتباطی به میزان هوش آن ها هم نداشته است. بلکه کارفرمایان آن ها محیط کاری را طوری مهیا کرده بودند که از عوامل پرت کننده ی حواس، خبری نباشد.

از این رو سعی کنید که عوامل بر هم زننده ی تمرکز در محیط کار را از خود دور کنید. حتی اگر امکانش وجود دارد محلی دنج در محیط کار خود برای مخفی شدن پیدا کنید. از اتاق کنفرانس یا هر فضای دیگری که امکان مزاحمت بقیه وجود ندارد بهره بگیرید.

نبود فضای کاری مناسب در کارها مانع پیشبرد کارها میشود

شاید در وهله ی اول این پیشنهاد شوخی به نظر برسد. در صورتی که چنین نیست. پرفسور "سون کارلسون" مطالعاتی روی مدیران عامل چند شرکت انجام داد. نتایج تحقیقات نشان داد که هیچ کدام از این مدیران طولانی تر از 20 دقیقه نتوانستند کار خود را بدون وقفه و عامل بازدارنده انجام دهند.

از این رو به آن ها پیشنهاد شد که قبل از آمدن به شرکت، 90 دقیقه از کار خود را در منزل انجام دهند. چرا که فقط در محیط خانه شانس افزایش تمرکز وجود داشت. با این حال نبود تمرکز همه ی ماجرا نیست. همیشه نبود عوامل منفی باعث پیشرفت کارآیی و افزایش بهره وری نمی شود. یک سری عادات بی فایده وجود دارد که باید از آن ها دوری کرد.

مشکل 3- عادت های بد

فرض کنید روز کاری شما شروع شده است و با انگیزه ی بالا می روید که پشت میز خود بنشینید تا روی پروژه ی کاری خود مشغول شوید. قبل از شروع کار بنا به عادت همیشه سری به ایمیل ها می زنید و شروع به گلچین کردن آن ها در اینباکس شلوغ خود می کنید. فیسبوک و تلگرام هم که به قوت خود باقی هستند.

خیلی مواقع پیش می آید که عادت ها افسار ذهن را به دست می گیرند و اجازه نمی دهند که هدف اصلی خود را دنبال کنید.ریشه ی این مشکل در کجا است؟ مغز شما! "الکس کرب" عصب شناس دانشگاه کالیفرنیا (UCLA) در این خصوص می گوید:«عملکرد ماده ی خاکستری مغز پیچیده است.»

وقتی تصمیم می گیرید که بین انجام چند کار یکی را انتخاب کنید، سه بخش از مغز شما درگیر این انتخاب می شوند. لزومی ندارد که نام این بخش ها را حفظ کنید اما خوب است که با کارکرد و نحوه ی رای دهی آن ها آشنا شوید.

قشر جلویی مغز :تنها بخشی که در مورد اهداف بلند مدت فکر می کند. برای مثال:"این گزارش کار باید آماده شود."

درسال استریاتوم:این بخش از مغز به کاری رای می دهد که در گذشته انجام داده اید. برای مثال:"قبل از شروع کار ایمیل، فیسبوک و اینستاگرام خود را چک کنیم."

هسته آکومبنس:این قسمت، بخش بازیگوش مغز است و معمولا هم پیامش این است:"ایمیل، فیسبوک و اینستاگرام جالب و جذاب هستند. کار که مزخرف است!"

حالا می توانید حدس بزنید که نتیجه ی نهایی چه می شود؟

موانعی که مانع پیشبرد کارها میشود

با این حال چنانچه تلاش و اراده به خرج دهید، می توانید کمک کنید که قشر جلویی مغز پیروز این میدان شود و توجه و متمرکز شما صرف کار شود. با تکرار و تمرین، عبارتی این چنین را جایگزین پیام های قبلی در درسال استریاتوم مغز خود کنید:"معمولا به سرعت به سراغ تهیه ی گزارش کار می روم." قبل از هر چیز لازم است که عادت های بد خود را بشناسید. در قدم بعدی نقشه ای طراحی کنید که مسیر شما را برای انجام عادت های بد سخت کند.

تحقیقات انجام شده توسط "برایان وانزینک"، استاد دانشگاه کرنل نشان داده است سخت کردن فرآیند تهیه ی غذا باعث کاهش وزن و کمتر خوردن افراد می شود."شان ایچور" کارشناس شادی دانشگاه هاروارد با اشاره به نتایج این پژوهش "قانون 20 ثانیه" را مطرح می کند. برای مثال شان در این خصوص می گوید:چنانچه بیش از حد تلویزیون تماشا می کنید، باتری های کنترل را برداشته و دوباره سر جای خود بگذارید. همین ایجاد تاخیر 20 ثانیه ای باعث می شود که تعداد دفعات تماشای تلویزیون کاهش پیدا کند.

قرار نیست مسیر را برای ادامه ی عادت های بد خود هموار کنیم. چرا که این عادت های ناسالم می توانند ساعت ها زمان مفید را از ما بگیرند. پس لازم است که برای انجام آن ها کمی به خود سخت بگیریم. نتایج یک بررسی نشان داده است که با افزایش میزان ساعت کار مدیران عامل در هند، فروش این شرکت ها افزایش پیدا کرده است.

اما وقتی عمیق تر به موضوع نگاه کنید خواهید دید که افزایش میزان فروش حاصل افزایش فعالیت های برنامه ریزی شده است.در اینجا برنامه ریزی اهمیت زیادی دارد. چرا که وقت مدیران عامل شرکت ها بسیار منبع ارزشمندی محسوب می شود و چنانچه صرف موارد بااهمیت شود تاثیرات قابل توجهی در روند پیشرفت شرکت خواهد گذاشت.

مشکل 4:نبود احساس خطر

گاهی اوقات مشکل هدف گذاری های بلند مدت همین مسئله است. چون هیچ عامل فشاری وجود ندارد که افراد کار امروز را به فردا و فرداهای بعد واگذار می کنند. ماجرای "کاهش وزن" و "مراسم عروسی" را در نظر بگیرید. تاریخ مراسم عروسی که نزدیک می شود بیشتر افراد از یک رژیم غذایی خاص با دقت و سختگیری خاصی پیروی می کنند. چرا؟ چون ضرورت و خطر را بهتر حس می کنند. "تیم فریس" در پاسخ به این پرسش که چگونه می توان مهارتی را به سرعت یاد گرفت، می گوید:در صورت تمرین نکردن، تنبیه و مجازاتی برای خود در نظر بگیرید.

تیم در ادامه می گوید:ایجاد احساس خطر مهم ترین بخش قضیه است. در اینجا منظور از خطر، در نظر گرفتن عواقب است. این پاداش ها و تنبیه ها کمک می کند که در مسیر انجام هدف خود قرار بگیرید و نوعی انگیزه برای ترک نکردن کار ایجاد می کند.

نتایج یافته های پژوهشگران نشان داده است که درک منافع شخصی می تواند نوعی احساس خطر به وجود آورد که همین عامل میزان تعهد کاری را افزایش می دهد. به طوری که می توان گفت، انگیزه های شخصی 75 درصد مسیر موفقیت ما را می سازند.

قرار دادن پاداش برای انجام وظایف کسل کننده و حتی ساده بسیار موثر است. اما در مورد کارهایی که پیچیده تر بوده یا نیاز به خلاقیت دارند، چندان کارآمد تلقی نمی شوند. "دن پینک" که یکی از نویسندگان آثار پرفروش است در این باره می گوید:پاداش گذاشتن برای کارهای خلاقانه یا پیچیده که افق زمانی بلند مدت دارند، جواب نمی دهد. البته نه به این علت که ما پاداش ها و تشویق ها را دوست نداریم. بلکه برعکس، ما عاشق پاداش هایمان هستیم. اما در بعضی زمینه ها، پاداش ها دید ما را نسبت به موضوع محدود می کنند.

بنابراین آگاهی به جای پاداش لازم است که به دنبال عمیق تر کردن انگیزه هایمان باشیم. برای مثال از خود بپرسید:"چرا انجام این کار برای من مهم است؟" وقتی "معنا" را در کار خود احساس نکنیم، انگیزه ی پیشبرد آن را هم نخواهیم داشت. "نوح گلدشتاین" نویسنده ی کتاب "بله! 50 روش معتبر برای ترغیب افراد" می گوید:آدام گرانت، پژوهشگر فعال در زمینه ی رفتار سازمانی، در بررسی های خود به این نتیجه رسید کارگرانی که معنا و اهمیتی در شغل خود نمی بینند، نمی توانند توانایی های بالقوه ی خود را به ثمر برسانند. از این رو گرانت، احساس اهمیت و ارزشمند بودن را عاملی برای ایجاد انگیزه برشمرده است که می تواند در سازندگی افراد تاثیر شگرفی داشته باشد.

دن پینک از این نیروی محرکه به نام "هدف" یاد می کند و در این خصوص می گوید که در حین کار ممکن است این سوالات در ذهن ما ایجاد شوند:" آیا کار من اهمیت دارد؟ اگر امروز این کار را انجام ندهم، اوضاع به هم می ریزد؟ آیا واقعا سهمی در به ثمر رساندن این کار دارم؟"

طبیعتا وقتی احساس کنیم که کار ما منجر به دستاورد خواهد شد، کارآیی لازم را از خود نشان خواهیم داد. البته این مسئله امری کاملا بدیهی و منطقی است. اما این نکته را هم در نظر بگیرید که ما انسان ها همیشه هم منطقی فکر نمی کنیم. پس چه مشکل دیگری وجود دارد که باعث رکود ما می شود؟

مشکل 5:وضعیت بد خلق و خو

بله! درست است. خلق و خو نقش مهمی در این مورد ایفا می کند. تحقیقات نشان داده است که خیلی مواقع تنبلی ما به این دلیل است که احساس جالبی نسبت به کار خود نداریم. در حقیقت، خلق و خوی صبحگاهی شما می تواند بر کارآیی شما در کل روز تاثیرگذار باشد.

وضعیت روانی هر کارمند تاثیر بارزی بر عملکرد وی و کم و کیف آن خواهد داشت. "استفانی ویلک" استادیار مدیریت و منابع انسانی کالج فیشر در این خصوص می گوید:"ما شاهد این موضوع بودیم کارمندانی که روز کاری خود را با روحیه ای بد شروع کردند عملکردی رو به افت داشتند."

سوال اینجا است که در این حالت چه باید کرد؟ پاسخ ساده است. کاری کنید که سریع حال تان خوب شود! بررسی ها نشان داده است دانش آموزانی که قبل از امتحان ریاضی خوشحال بودند نتایج موفق تری نسبت به دانش آموزان خنثی به دست آوردند. به نظر می رسد که مغز ما، بهترین عملکرد خود را در حالتی نشان می دهد که خل و خوی ما در وضعیت مطلوبی قرار داشته باشد.

موانعی که مانع پیشبرد کارها میشود

خلاصه و جمع بندی

چگونه کارآیی و بازدهی خود را افزایش دهیم؟

اولویت بندی:اولویت بندی را فراموش نکنید. قرار نیست تمام کارها را انجام دهید. قرار است مهم ترین ها را به پایان برسانید.

فضای مناسب:عوامل پرت کننده ی حواس، شما را سردرگم می کنند. یا در محیط کار خود محلی مناسب و مخفی پیدا کنید یا بخشی از کار خود را قبل از رفتن به محل کار در خانه انجام دهید.