عوامل ویران کننده فعالیت های دورکاری و راه حل

دورکاری چیست؟

دورکاری، هرگونه شکلی از به کارگیری فناوری های اطلاعاتی مانند ارتباطات راه دور و رایانه به جای مسافرت های مربوط به کار وحرکت کار به سمت کارکنان، به جای حرکت کارکنان به سوی کار است.

دورکاری عبارت است از کارکردن در فاصله ای دور از کسی که به شما پول می دهد؛ در خانه یا در یک مرکز محلی.

صرف نظر از هماهنگی های شما با ماموریت شرکت و اعضای تیم، همیشه موانع و مشکلاتی بر سر راه شما قرار خواهند گرفت. گاهی اوقات، این مشکلات تنها به عنوان یک مانع کوچک محسوب می شوند و به همین دلیل نادیده گرفته شده و مورد بررسی قرار نمی گیرند که این امر می تواند در نهایت، به یک مانع اصلی در روند انجام کار تبدیل شود. در واقع وجود این نوع موانع و تنگناها در محیط های دورکاری، به عنوان یکی از مشکلات جدی محسوب می شوند که می تواند به ایجاد هرج و مرج در تیم کاری منجر شده و بر روی میزان سود و زیان شرکت شما تاثیر بگذارد.

 

در اینجا به 3 مانع اصلی در محیط های دورکاری و چگونگی کنترل و رسیدگی به آن ها اشاره می کنیم:

 1- عدم وجود ارتباط بین اعضای تیم

 زمانی که در مورد موفقیت یک تجارت صحبت می کنیم، ارتباطات به عنوان یکی از عوامل کلیدی برای دستیابی به این موفقیت محسوب می شوند، اما زمانی که در مورد فعالیت های دورکاری صحبت می کنیم، این مسئله از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد شد. بدون وجود دفترکار، آشپزخانه، راهرو و یا سایر مکان هایی که کارکنان ممکن است در آنجا به صحبت کردن مشغول شوند، کارکنان دورکاری ممکن است اغلب خود را در حال کار کردن در هاله ای از پوچی بیابند. این روند می تواند به ویران کردن یک شرکت که به صورت دورکاری کار می کند، منجر شود.

مشکلات و موانع دورکاری

 

چگونه این موانع را از میان برداریم:

 

پاسخ این سوال جزئیات بسیاری دارد. و این کار از روند استخدام کردن آغاز می شود:در صورت امکان، شما باید سعی کنید فردی را استخدام کنید که پیش از این نیز تجربه ی دورکاری داشته باشد. به این شکل، شما می دانید که این فرد به تنهایی، از قابلیت رسیدگی به کارها برخوردار است و می تواند مدیر خود باشد، به حل مشکلات بپردازد و مهم تر از همه، در صورت بروز هر گونه مشکل، با سایر افراد ارتباط برقرار کرده و به آن ها اطلاع رسانی کند. همچنین برخی از افراد معتقدند که لازم نیست تنها به استخدام افرادی بپردازید که از تجربه ی دورکاری برخوردارند، بلکه باید به دنبال فردی باشید که به کمک این مهارت های ظریف و ضروری، می تواند به تجربه ی دورکاری دست پیدا کند.

 

زمانی که تیم قدرتمندی در اختیار داشته باشید، پرورش روابط مناسب در میان آن ها از اهمیت بسیاری برخوردار است. در صورت نیاز برای ملاقات های فردی و گروهی با آنها برنامه ریزی کنید. همین روند به شما کمک خواهد کرد تا متوجه شوید که آیا کارکنان در نقش کاری خود پیشرفتی داشته اند یا خیر، همچنین متوجه خواهید شد که یک کارمند به خصوص، در شرایطی بدون پیشرفت قرار گرفته است، بنابراین باید او را تشویق کنید تا به خاطر منافع خود و منافع شرکت، بیشتر با تیم کاری در ارتباط باشد.

 2- عدم انتشار اطلاعات در زمان لازم

 در دنیای پیشرونده ی امروز، شرکت ها می توانند در یک چشم به هم زدن جهت کاری خود را تغییر دهند. سیاست های کاری جدید به کار گرفته می شوند، برنامه های جدیدتر و سریع تر، جایگزین برنامه های قدیمی می شوند و کارکنانی به تیم کاری اضافه شده یا از تیم کاری کنار گذاشته می شوند. همه ی این تغییرات می تواند منجر به تغییر مسیر کاری کارکنانی شود که در محیط های کاری سنتی کار می کنند، اما تصور کنید که این روند چه قدر می تواند برای افرادی که در سرتاسر کشور یا حتی سرتاسر جهان پراکنده شده اند، دشوار باشد.

 

با موانع دورکاری چه کنیم؟

 

چگونه این موانع را از میان برداریم:

 

ابتدا باید این مسئله را به رسمیت بشناسید و قبول کنید که کارکنان شما باید آگاه باشند که در سازمان چه می گذرد. نه تنها به این روش، آن ها احساس می کنند که به خاطر قرار گرفتن در جریان تمامی امور، مورد احترام واقع شده اند، بلکه پس از آگاهی نسبت به اهداف سازمان، تشویق می شوند تا سخت تر کار کنند و از انگیزه ی بیشتری برخوردار می شوند.

 

پس از آنکه شما این ذهنیت را در میان اعضای تیم خود به وجود آوردید که همه ی آن ها از مسائل مختلف شرکت مطلع خواهند شد (که به ایجاد یک تیم متحد و قدرتمند منجر می شود)، سپس نیاز دارید که به انتشار اطلاعات بپردازید. این کار باید بلافاصله پس از اینکه تصمیمات اساسی در شرکت صورت می گیرد، انجام شود. اگر قرار است در شرکت ادغامی صورت بگیرد، پیش از آنکه کارمند شما در توئیتر از این مسئله مطلع شود، سریع تر در مورد آن اطلاع رسانی کنید زیرا در غیر این صورت تنها فضایی از بی اعتمادی و سرخوردگی در بین کارکنان نسبت به شما به وجود خواهد آمد.

 

بنابراین، زمانی که اخبار جدیدی وجود دارد، آن را به اشتراک بگذارید. شما می توانید از طریق یک کنفرانس ویدیویی، ایمیل و یا حتی از طریق خبرنامه ی شرکت، این مسئله را با همه ی کارکنان در میان بگذارید. نکته اینجاست که شما نباید کارمندان خود را تنها به عنوان یک کارمند ببینید، بلکه باید آن ها را به عنوان صاحبان و مدیران شرکت در نظر بگیرید، به طوری که هر یک از آن ها مسئول ایجاد بخشی از موفقیت های کلی شرکت باشند.

 

3- کمبود آموزش، امکانات و ابزار مناسب

 مهم نیست که شما در چه صنعتی فعالیت می کنید، دنیای دورکاری به عنوان یک دنیای تکنولوژی محور محسوب می شود. بنابراین چرا برخی از اعضای تیم شما همچنان از لپ تاپ های تولید سال 2007 استفاده می کنند؟ همچنین زمانی که متوجه می شوید، یکی از کارکنان شما نمی داند که چگونه باید با اسکایپ کار کند، بسیار شگفت زده خواهید شد.

 

چگونه این موانع را از میان برداریم:

 

شما برای استخدام هر یک از کارمندان در تجارت دورکاری خود، وارد روند استخدامی سخت و دشواری می شوید، این روند شامل استخدام آن ها بر اساس تجارب کاری پیشین و باور شما در مورد کارهایی است که آن ها می توانند برای شرکت انجام دهند. اما هر اندازه که یک کارمند عالی و متعهد باشد، اگر اینترنت کم سرعت در اختیار او قرار بگیرد، نمی تواند از حداکثر پتانسیل کاری خود استفاده کند.

 

در این مرحله نیاز است که مدیران دورکاری به این شرایط رسیدگی کنند. اگر یک کارمند، با یک لپ تاپ بسیار قدیمی و کند کار می کند (و شما نیز به عنوان یک کارفرما نمی توانید یک لپ تاپ سریع تر و جدیدتر برای او تهیه کنید)، پس بهتر است سیاست به همراه داشتن وسایل شخصی در محل کار را به کار ببرید تا کارکنان بتوانند از تجهیزات شخصی خود، برای برآورده شدن نیازهای شرکت، استفاده کنند، اما در صورتی که چنین امری امکان پذیر نیست، بودجه ای را در اختیار آن ها قرار دهید تا کارکنان بتوانند یک کامپیوتر جدیدتر تهیه کنند.

 

همچنین، مدیران دورکاری، نیاز دارند تا از پیشرفت کارکنان خود از طریق ارائه ی بهترین ابزارهای ارتباطی به آن ها به منظور افزایش مشارکت تیم دورکاری خود، اطمینان حاصل کنند و ابزارهای متنوعی را در اختیار آن ها قرار دهند. گزینه های ارتباطی متفاوتی را در اختیار کارکنان خود قرار دهید تا کارکنان بتوانند به وسیله ی آن ها به برقراری ارتباط بپردازند. بدین شکل، کارمند شما می تواند به روشی که به وسیله ی آن احساس راحتی می کند، به برقراری ارتباط بپردازد و بدین ترتیب با سایر اعضای تیم نیز در ارتباط باشد.

 

 

در نهایت، بسیار اهمیت دارد که شما اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم برای استفاده از برنامه های مختلف، تجهیزات و ابزار ارتباطی که به وسیله ی شرکت مورد استفاده قرار می گیرند، به درستی آموزش دیده اند. شاید ممکن است که این روند در ابتدا به زمان بیشتری نیاز داشته باشد، اما می توانید ملاقات های کوتاهی را با هر یک از اعضای گروه خود تنظیم کنید تا به کسب اطلاعات در مورد شرایط کاری آن ها بپردازید و از آن ها سوال کنید که آیا اخیرا با مسائل یا چالش های جدید روبرو شده اند یا خیر. این مسئله به شما اطمینان می بخشد که هر نوع مانعی که ممکن است بر سر راه دورکاری وجود داشته باشد، ازمیان برداشته شده است.

 

مسائل بسیاری وجود دارند که ممکن است موانع و مشکلاتی در محیط های دورکاری بوجود آورند. آگاهی از دام ها و چالش های غیرمنتظره به تجارت دورکاری شما کمک می کند تا همیشه بتوانید روند کاری خود را به آرامی و رو به جلو پیش ببرید.