موفقیت در جلسات با رعایت این نکات
اگر از قسمت های اول یک سریال تلویزیونی خوشتان نیاید، آیا آن سریال را تا قسمت آخر تماشا می کنید؟! نه، زیرا احتمال اینکه ناگهان به آن علاقه مند شوید بسیار کم است.
برخلاف سریال، شروع بد شما نمی تواند موجب متوقف شدن جلسه شود اما ده دقیقه اول می توانید تعیین کننده شکست یا موفقیت شما در آن جلسه باشد.
با خواندن این مطلب شما متوجه می شوید که در آغاز یک معرفی چه کارهایی ضروری است.
راهکارهای اساسی برای جلسه خوب:
1. مخاطبانتان را بشناسید.
در جلسه معرفی حضوری شناختن مخاطبان راحت است زیرا آنها رو به روی شما نشسته اند، اما در تماس تلفنی یا چت شما نمی دانید چه کسانی به شما گوش می دهند، ممکن است فقط مشتری یا مشتری با همراه چند سهامدار حضور داشته باشد.
شناختن مخاطبان بسیار ضروری است زیرا صحبت های شما باید براساس نیازها، خواسته ها و هدف های هر فرد باشد. ممکن است مشتری از قبل به شما اطلاع بدهد که چه کسانی در این جلسه حضور خواهندداشت، اما شما منتظر این کار نباشید و خودتان در ابتدای جلسه این سوال را بپرسید:«آیا امروز فقط من و شما صحبت می کنیم یا افراد دیگری نیز حضور دارند؟»
اگر تعداد افراد بالاتر از حد انتظار شما بود، از همه بخواهید خودشان را معرفی کنند و عنوان شغلی شان را بگویند.
نکاتی برای بهتر شدن یک جلسه
2. صمیمیت ایجاد کنید.
به جای حرف های کلیشه ای مانند صحبت درباره آب و هوا، از وب سایت یا کسب و کارشان تعریف کنید. برای این کار می توانید از جملات زیر استفاده کنید.
- محصول جدیدتان را دیدم، عالی به نظر می رسد. از چه چیزی برای ساخت آن الهام گرفته اید؟
- من عاشق خدمات... شما هستم. به نظر می رسد که خیلی از شرکت ها این خدمات را ارائه نمی دهند.
3. یک دستور جلسه تنظیم کنید.
جلسه معرفی بدون داشتن دستور جلسه مانند یک کلاف درهم پیچیده است. زمانی که دستور جلسه داشته باشید، مشتری های شما دقیقا می دانند که از چه حرف می زنید، مبحث بعدی شما چیست و چگونه جلسه را تمام خواهید کر. این موضوع نه تنها باعث درک بیشتر مشتری ها می شود بلکه با این کار آنها حس می کنند، کنترل بیشتری دارند و در نتیجه شروع به صحبت می کنند و شما از نظرات و دیدگاه هایشان باخبر می شوید.
از این روش استفاده کنید:الف) هدف، ب) مزایا، ج) بررسی:
الف) هدف این جلسه را بیان کنید و بگویید درباره چه مسائلی بحث خواهیدکرد.
ب) مزایا و منفعت ها را به مشتری توضیح بدهید و بگویید که این اطلاعات چگونه به آنها کمک خواهدکرد.
ج)آیا به موافقت رسیده اید یا خیر. از آنها بخواهید که نظراتشان را در مورد جلسه بگویند.
این روش به شما کمک می کند که سریع تر به نتیجه دلخواهتان برسید.
4. از آنها بخواهید که سوالاتشان را بپرسند.
جلسه معرفی باید دوطرفه باشد، زیرا هیچ چیزی به اندازه صحبت های بی پایان و یک طرف شما موجب خستگی و بی توجهی مشتری ها نمی شود. به جای تنها صحبت کردن برای مدت طولانی، سعی کنید با مشتری ها گفت و گو کنید و مطمئن شوید که آنها می دانند شما از سوال پرسیدنشان استقبال خواهید کرد. بهتر است که آنها را به سوال پرسیدن تشویق کنید زیرا در غیر این صورت احتمال اینکه شما از مخالفت ها و اعتراض هایشان قبل از اینکه دیر شود باخبر شوید، بیشتر می شود.
شما می توانید از جملات زیر استفاده کنید.
- هر سوالی که به ذهنتان می رسد، بپرسید. من بیشتر از هرکسی به صدایم علاقه دارم اما اگر فقط من حرف بزنم شما خسته خواهید شد.
- هر زمانی که سوال داشتید بپرسید. من خوشحال می شوم اگر بتوانم اطلاعات بیشتری به شما بدهم یا قسمت ه مبهم را دوباره توضیح دهید.
نکاتی برای بهتر شدن یک جلسه
5. اطلاعاتتان را مرور کنید.
خواسته مشتری و درکی که از موقعیت آنها دارید را در یک تا سه جمله خلاصه کنید. مرور کردن بزرگ ترین مشکلات مشتری ها دو منفعت دارد؛ اول اینکه موجب انسجام در بحث هایتان می شود و دومین منفعت این است که با این کار شما می توانید ویژگی های خاص کالا یا خدماتتان را که مربوط به این مشکلات است توضیح بدهید و آنها را قانع کنید که کالا و خدمات شما برای آنها مفید است. زمانی که مشتری گفته های شما را تایید کرد وارد بحث شوید و بگویید:«بسیار خب، حالا بیایید در مورد اینکه چگونه محصولات (یا خدمات) ما به حل شما مشکل خواهدکرد، صحبت می کنیم.»
6. (اختیاری) قرارداد پیش پرداخت تنظیم کنید.
خیلی از افراد تا پایان جلسه به قدم های بعدی این کار فکر نمی کنند اما بهتر است که شما یک قرداد تنظیم کنید زیرا با این کار مشتری ها از مراحل بعدی باخبر می شوند و علاقه آنها به ادامه کار بیشتر می شود. بعد از پایان جلسه قرارداد را به آنها بدهید و نظرشان را جویا شوید. دو احتمال وجود دارد:
الف) آنها موافقت می کنند و شما به طور کامل از مراحل بعد از پایان جلسه آگاهی دارید.
ب) آنها مخالفت می کنند که در این صورت شما وقت کافی برای بررسی دلیل مخالفت و اعتراض آنها دارید و می توانید آنها را متقاعد کنید.
